پیتر دراکر می‌گوید، "اگر نتوانید زمان خود را برنامه‌ریزی کنید، هیچ چیز دیگری را نیز نمی‌توانید اداره کنید". بسیاری از ما پس از پایان یافتن روز با نگاهی اجمالی و مرور ذهنی فعالیت‌هایی که در طول آن روز صورت داده‌ایم، متوجه می‌شویم که علی رغم سپری شدن چندین ساعت و به دلیل عدم بهره گیری از تاکتیکهای مدیریت زمان، کار ویژه‌ای را از پیش نبرده‌ایم.
البته اصطلاح مدیریت زمان چندان درست نیست، چرا که زمان متغیری است که قابل مدیریت نمی‌باشد، بلکه این رفتارهای روزانه هستند که باید مهندسی و مدیریت شوند. این مهم تنها با شناخت دقیق و کامل فعالیت‌های روزانه حاصل می‌شود. زمان همچون غزالی تیزپا از پیش چشمان ما عبور می‌کند و چون جویباری خروشان و روان است.
چک لیستی که در ادامه به نظرتان می‌رسد، فهرستی شامل نظریات متعدد و معتبر مطرح شده در حوزه‌ی مدیریت زمان است. از این چک لیست می‌توان جهت پایش و ارزیابی مهارت‌های مهندسی زمان بهره برد. این فهرست همچنین می‌تواند به عنوان برنامه یادآوری و زمان‌بندی روزانه مورد استفاده قرار گیرد.

اصل اول: راهکارهای اولیه برای مهندسی زمان

• قانون پارتو (یا قانون 80/20) را به کار ببندید. روی 20 درصد فعالیت‌هایی تمرکز و کار کنید که 80 درصد نتایج را به باور می‌آورند.
• از خود سوال کنید که برای گرفتن نتیجه با چه کسانی می‌توانید تشکیل تیم بدهید؟ و چگونه می‌توان تیم‌های اثربخش تشکیل داد؟
• همواره چرایی، چگونگی، کجایی، و چه زمانی، انجام فعالیت‌ها را از خود سوال کنید.
• یک دفترچه یادداشت برای مکتوب کردن وظایف، یادداشت‌ها و ایده‌های خود به همراه داشته باشید.
• شم فرصت‌یابی را در خود تقویت کنید. اگر فرصتی را از دست دادید، کماکان گوش به زنگ فرصت‌های آتی باشید و عقب ننشینید.
• بیاموزید گه چگونه با سرعت بالاتری مسائل مهم را رصد، یافته و روی آن تمرکز کنید.
• از کاه کوه نسازید و تصمیمات کوچک را با سرعت بیشتری اتخاذ کنید.
• با دیگران تشکیل گروه دهید تا اثربخشی‌تان ارتقا یابد.
• بصورت دوره‌ای چگونگی استفاده خود از زمان را ارزیابی کنید.
• قانون پارکینسون را از یاد نبرید. بیشتر پارکینسون را به عنوان یک بیماری می‌شناسند. قانون پارکینسون اشاره به این موضوع دارد که کارها تا زمانی ادامه پیدا می‌کنند که زمان در اختیارشان را پر کنند. البته این قانون در ابتدا در حد یک شوخی و کنایه مطرح شد، اما بعدها صحت دقیق آن در علوم روانشناسی و مدیریت به اثبات رسید. بنابراین برای آن‌که زمان کمتری اتلاف کنید، مهلت کمتری را برای تکمیل کار در نظر بگیرید.
• به یاد داشته باشید که وقت عاملی بسیار متغیر است و اولویت‌ها در گذشت زمان بارها دستخوش تغییر می‌شوند. لذا ضروری است که با تفکر راهبردی به پدیده‌ها نگاه کنیم.
• از قانون سه‌گانه بهره ببرید تا دچار فرسودگی نشوید. منظور از قانون سه‌گانه این است که خود را محدود به انجام سه کار کنید و روی همان سه مورد تمرکز کنید.

اصل دوم: راهکارهای عملی مهندسی زمان

• از عارضه‌ی به تأخیراندازی پرهیز کنید و بر وقفه‌ها مدیریت داشته باشید، و کار امروز را به فردا موکول نکنید.
• اجازه ندهید که منتقد درون‌تان و یا حتی کمال‌گرایی، سد راه عامل محرک درون‌تان شوند.
• کارها را ساده‌سازی کنید و از پیچیده‌کاری خودداری کنید.
• یک فهرست روتین برای کارهای روزمره داشته باشید.
• قدم اول را بردارید. مغز انسان بگونه‌ای است که به محض شروع کار، دغدغه‌ی پایان آن را دارد.
• کار خود را با موارد کوچک آغاز کنید.
• سحرخیز باشید.

 

 

 

ادامه این مطلب  را در کتاب "40 گفتار پیرامون ارتقای مهارتهای شخصی در کسب و کار" بخوانید.

 

 

منبع:
http://sourcesofinsight.com/time-management-checklist

 

سبز باشید