چک لیست مدیریت زمان در خانه و محیط کار (قسمت دوم)
اصل هفتم: هدف‌گذاری در مدیریت زمان
- از خود سوال کنید که می‌خواهید به چه چیزهایی دست یابید.
- برای هر روز خود سه دستاورد بزرگ مشخص کنید.
- برای هر ماه خود سه دستاورد بزرگ تر مشخص کنید.
- برای هر سال خود سه دستاورد بی‌نظیر مشخص کنید.
- مشخص کنید که هر روز یا هر هفته می‌خواهید به چه چیزهایی برسید.
- نقشه راهی برای خود تدارک ببینید و اهداف عالی خود را روی آن معین کنید و برای دست‌یافتن به این اهداف به راهبرد مناسب بیندیشید.
- به فواصل منظم اهداف خود را با تفکر استراتژیک مورد ارزیابی و بازنگری قرار دهید.
- اهداف خود را هوشمندانه، دست‌یافتنی و معقول تعیین کنید.
اصل هشتم: ترفندهای انگیزشی برای مدیریت زمان
- کار را برای کار انجام دهید نه به امید مشوق‌های بیرونی یا تصدیق دیگران.
- بدانید که چرا این کارها را انجام می‌دهید و به دنبال معنا یافتن در وظایف خود باشید.
- وظایف محوله را با ارزش‌های درونی خود هماهنگ سازید.
- از استعاره‌مندی و تکنیک‌های استعاره‌پردازی برای انگیزش و ارتقای سطح انرژی خود بهره ببرید. برای مثال با پروژه‌های خود مثل ماجراهای حماسی برخورد کنید.
اصل نهم: ترفندهای سازماندهی برای مدیریت زمان
- محیط کار خود را سر و سامان دهید. فضای کافی برای نفس کشیدن را برای خود فراهم کنید و وسایل غیرضروری را از اطراف خود بردارید.
- هر روز بعد از اتمام کار یا قبل از شروع به کار، 10 دقیقه را صرف تمیزکاری و نظم بخشیدن به فضای کار خود کنید.
- از تقویم‌ها و برنامه‌ریز‌های روزانه بهره ببرید.
- برای انجام امور روتین از چک‌لیست‌ها بهره ببرید.
اصل دهم: تاکتیک‌های برنامه‌ریزی در مدیریت زمان
- هر روز و هر هفته یک فهرست برای کارهایی که باید انجام شوند تهیه کنید.
- یک برنامه راهبردی و انعطاف‌پذیر داشته باشید و منطبق با آن پیش بروید.
- حداقل کاری را که باید انجام دهید مشخص کنید.
- مهلت تعیین کنید و به چارچوب زمانی مشخص شده احترام بگذارید.
- کارها را به صورت پروژه درآورید و ابتدا و انتهای آن را مشخص کنید.
اصل یازدهم: تاکتیک‌های اولویت‌بندی در مدیریت زمان
- از خود سوال کنید که آیا انجام این کار دارای اهمیت هست یا خیر.
- از خود سوال کنید که این کار تا چه میزان دارای اهمیت است.
- از خود سوال کنید که این کار چه اثراتی در پی خواهد داشت.
- کار را از مهم‌ترین امور آغاز کنید.
- اولویت را براساس اهمیت و نه فوریت تعیین کنید.
- اولویت‌ها را با واژگانی مثل حتماً، باید و می‌تواند مشخص کنید.
- فراموش نکنید که گذشت زمان در امور مهم تغییر ایجاد می‌کند. پس کارهای مهم را زودتر انجام دهید و با دقت بیشتر.
اصل دوازدهم: مهندسی وظایف و مدیریت امور
- از خود سوال کنید که چه زمان باید این کار را صورت دهید.
- از خود سوال کنید که چه زمانی باید این کار پایان یابد.
- کارها و وظایف محوله را دسته‌بندی کنید تا به راندمان دست یابید.
- وظایفی را که باید برون‌سپاری کنید به افراد امین خود بسپارید.
- یک پروژه جایگزین و پشتیبان داشته باشید تا در زمانی که در انجام کار اصلی دچار درماندگی شدید به انجام کارهای جایگزین بپردازید.
- فهرست کارهایی را که باید انجام دهید (To-Do List) را جلوی چشم قرار دهید و آن را مختصر و مفید نگه دارید.
- بدانید که چه چیز در چنته دارید. اینگونه می‌توانید با مهارت بیشتری به کارهای وقت تلف کن پاسخ رد بدهید.
- برای کارهایی که به دیگران محول می‌کنید، مهلت و چارچوب زمانی مشخص کنید.
نکات پایانی: تکنیک تایم باکسینگ (Time Boxing) و تکنیک بودجه‌ریزی زمان (Time Budgeting)
- تایم باکسینگ بیشتر توسط مهندسان کامپیوتر استفاده می‌شود و منظور از آن تقسیم‌بندی کار به فعالیت‌های کوچک‌تر و بعد مشخص کردن محدوده زمانی برای هر یک از این فعالیت‌ها است. این تکنیک به ویژه برای افراد دچار اختلالات تمرکز مفید است.
- از خود سوال کنید که چه میزان زمان برای انجام کارها در اختیار دارید.
- از خود سوال کنید که انجام هر کاری باید به واقع چقدر زمان صرف خود کند.
- روی مشکلاتی که ارزش 5 دقیقه صرف زمان دارند، 20 دقیقه وقت نگذارید.
- زمان خود را به تناسب ارزش کارها سرمایه‌گذاری کنید. زمان پدیده‌ای گرانبهاتر از طلا است.
- خود را از نظر زمانی محدود کنید تا خلاق‌تر و با بهره وری بیشتر کار کنید.
زمان ثروتی است ارزشمندتر از طلا؛ میهمانان ناخوانده، حواس‌پرتی، غرق شدن در فضای مجازی، ناتوانی در مهارت نه گفتن، تلفن‌های بیهوده، ناتوانی در تصمیم‌گیری قاطعانه، موازی کاری، کار امروز را به فردا سپردن، جلسات بی‌فایده، ... همگی از راهزنان زمان هستند. گذشته‌ها گذشته‌اند و دیروز به تاریخ پیوسته است، فردا نیز معمایی است در پرده ابهام، ولی امروز هدیه‌ای است گرانبها. هر روز در حساب ما 86400 ثانیه اعتبار واریز می‌شود و اعتبار آن تا پایان شب است و نمی‌توان چیزی از آن را ذخیره یا برای فردا نگه داشت، پس فراموش نکنیم که زمان برای هیچ‌کس منتظر نمی‌ماند.
منبع:
http://sourcesofinsight.com/time-management-checklist
سبز باشید