استخدام همیشه یکی از حیاتی‌ترین عناصر یک رهبر بوده است. یافتن فرد مناسب برای یک موقعیت شغلی وظیفه‌ی دشواری است و شاید مهم‌ترین تصمیمی است که اکثر مدیران باید بگیرند، چرا که این تصمیم مستقیماً روی موفقیت یا شکست تیم تاثیر خواهد گذاشت. حالا پیچیدگی‌های دورکاری را نیز به این فرایند اضافه کنید تا ببینید استخدام کسی که تا به حال ملاقات نکرده‌اید تا چه حد می‌تواند چالش‌برانگیز باشد.

اگر شما هم یک مدیر استخدام هستید، می‌دانید که ترجیح ما این است که فقط بعد از گذشت زمان کافی در تعامل با متقاضیان جدید، وارد مرحله‌ی استخدام شویم. مشخص است که از همان ابتدا نمی‌دانیم که آیا متقاضیان از دانش، مهارت و یا تجربه‌ی کافی برای انجام کار برخوردارند یا نه. دوست داریم بدانیم اصلاً آب‌‌مان با هم در یک جوی می‌رود. فرض ثابت این است که برای اینکه این چیزها را بفهمیم باید آن‌ها را حضوری ببینیم. اما پاندمی کرونا همه‌چیز را عوض کرد. گذر از استخدام حضوری به استخدام غیرحضوری باعث شد که علاوه بر فرصت‌های جدید، چالش‌های جدیدی هم به وجود بیاید. مثلاً خبر خوب این است که دیگر استخدام همکار جدید محدود به منطقه‌ی جغرافیایی نخواهد بود. اما از سوی دیگر متغیرهای گوناگون و جدید دیگری خود را نمایان کرده‌اند که باید با دقت با آن‌ها فکر کنید. برای اینکه احتمال یافتن فرد درست را افزایش دهید و بهترین شرایط موفقیت را برایش فراهم کنید، باید از قبل تغییراتی را اعمال کنید.

در پلتفرم‌های آنلاین مختلف مصاحبه کنید

از آنجایی که همیشه عادت داشته‌اید مصاحبه‌های کاری را حضوری انجام دهید، احتمالاً حس خواهید کرد که مصاحبه‌ی از راه دور نیز صرفاً از طریق ویدئو قابل برگزاری است. اما باید در نظر داشته باشید که در محیطِ دور از دسترس، ارتباط‌تان با همکاران، یا ارتباط آن‌ها با یکدیگر، هم‌زمان و درتوازن نخواهد بود. پس اگر هدف‌تان از فرایند مصاحبه استخدام این است که بسنجید مهارت‌های برقراری ارتباطِ متقاضی چقدر با تیم شما هم‌خوانی دارد، بهتر است پلتفرم مورد استفاده را تغییر دهید.

نیروی کار فردا را استخدام کنید

مت مولِنوِگ، موسس شرکت «اتوماتیک»، عادت داشت مرحله‌ی آخر تمامی مصاحبه‌هایش را از طریق چت آنلاین انجام دهد. او نه از جنسیت متقاضی خبر داشت، نه از قومیت نژادی او. تنها چیزی که می‌دانست و می‌دید، کلمه‌هایش روی صفحه‌ی نمایش بود. مولنوگ توضیح داد که بهترین روشی که می‌شد بدون تعصب مصاحبه را اجرا کرد همین است. او به دنبال علاقه و سازگاری فرهنگی بود، نه چیز دیگری.

اگر بخواهیم این روش را اکنون پیاده کنیم، احتمالاً به این معنا خواهد بود که یک مرحله از مصاحبه به صورت ویدئویی برگزار شود. مرحله‌ی دیگر از طریق ایمیل و مرحله‌ی دیگر به صورت تماس صوتی. باید هر رسانه‌ای که تیم‌تان برای همکاری استفاده می‌کند را در فرایند مصاحبه بیاورید. حتی می‌توانید پیشاپیش به متقاضیان چندین سوال دهید و از آن‌ها بخواهید که در ویدئوهای دودقیقه‌ای به آن‌ها پاسخ دهند. اینطور نه تنها می‌توانید بفهمید که با چه دقتی اطلاعات می‌دهند، بلکه خواهید دانست توانایی پیروی از دستور‌العمل‌شان در چه حدی است. این سوال‌ها می‌توانند فنی یا موقعیت‌محور باشند. اما نکته‌ی مهم اینجاست که باید برای همه‌ی متقاضیان مشابه باشند. به این ترتیب می‌توانید این ویدئوها را بعداً با یکدیگر مقایسه کنید.

کل تیم را در فرآیند استخدام دخیل کنید

تا مدت‌ها فکر می‌کردیم که عملکرد یک شخص نتیجه‌ی دانش، مهارت و توانایی آن شخص است. اما هرچه بیشتر تحقیق می‌کنیم، بیشتر متوجه می‌شویم که قضیه به این سادگی‌ها نیست. همکاری و رابطه‌ی تیمی می‌تواند تاثیر به‌سزایی بر عملکرد شخصی بگذارد چرا که عملکرد شخصی تحت تاثیر مستقیم تیم و منابعِ در اختیار تیم است.

حتی در بافت دورکاری هم، عملکرد کوتاه و درازمدت افراد جدیدی که به تیم اضافه می‌شوند می‌تواند به شدت تحت تاثیر تیم باشد. بنابراین منطقی است که تا جای ممکن در فرایند استخدام از تمامی افراد تیم استفاده کنیم. حتی ممکن است به یکی از اعضای تیم اجازه دهیم که خودش به صورت تک‌نفره با متقاضی مصاحبه کند. یا می‌توان تعدادی از افراد تیم را دست‌چین کرد و در کنار یکدیگر مصاحبه‌ی اطلاعاتی‌ای را ترتیب داد. اگر پاسخ‌های متنی یا ویدئویی دریافت می‌کنید، همانطور که بالا اشاره شد، آن پاسخ‌ها را با تیم خود به اشتراک بگذارید تا قبل از رسیدن به تصمیم نهایی از آن‌ها بازخورد بگیرید.

به متقاضی استخدام پروژه‌ی آزمایشی دهید

بهترین راه درگیر کردن تیم در فرایند استخدام و ارزیابی نحوه‌ی کار کردن متقاضیان این است که آن‌ها را درموقعیتی قرار دهیم که با یکدیگر کار کنند. بسیاری از شرکت‌ها از آزمایش، تست، نمونه کار یا چیز دیگری که نحوه‌ی عملکرد یا سبک کاری متقاضی را مشخص کند، استفاده می‌کنند. در حالت ایده‌آل این پروژه نباید چیز خیلی بزرگی باشد؛ نباید گرفتن کار مجانی از متقاضی باشد. اما باید در حدی باشد که اعضای تیم بتوانند در طی آن به خوبی با متقاضی استخدام همکاری داشته باشند. حتی می‌توانید پروژه را جوری طراحی کنید که وفق‌پذیری و تفکر خلاقانه‌ی متقاضی را هم بسنجید. مثلاً می‌توانید یکی از منابع لازم را به آن‌ها ندهید، یا یکی از دستورالعمل‌ها را از قلم بیاندازید تا ببینید چطور از پس چالش برمی‌آیند.

انتظارات‌تان را زود و پشت سر هم بیان کنید

همین که شرکت‌ها مجبور به برگزاری مصاحبه‌ی غیرحضوری هستند، برای خیلی از مدیران امر غافل‌گیرکننده‌ای بوده است. اما هنوز هم غافل‌گیری‌ها به اتمام نرسیده است و بازگشت تدریجی شرکت‌ها به ادارات خود (احتمالاً به صورت ترکیبی از حالت حضوری و غیرحضوری) نیز چالش‌های خاص خود را به همراه خواهد داشت. حواس‌تان باشد که از همان اول درخصوص حضوری یا غیرحضوری بودن موقعیت شغلی به متقاضیان بگویید. ساگر سازمان‌تان درمورد دورکاری اسنادی دارد، از آن‌ها در فرایند مصاحبه استفاده کنید و آن‌ها را در اختیار متقاضی استخدام بگذارید. اگر امکان این کار برایتان فراهم نیست، حداقل می توانید خط‌مشی کنونی یا آینده‌ی شرکت درمورد دورکاری را با او در میان بگذارید.

به همین نحو، انتظارات‌تان درخصوص برقراری ارتباطات و دیگر عرف‌های تیمی را از همان ابتدا به طور شفاف بیان کنید. اگر اعضای تیم در میان خودشان نوعی قرارداد اجتماعی یا توافق کاری دارند که باعث به وجود آمدن عرف‌های همکاری می‌شود، تا جای ممکن آن را به عنوان یک «راهنما» به همکار جدید یاد بدهید.

وقتی متقاضی استخدام مورد قبول شما بود و او هم شرایط کاری شما را قبول کرد. اول از همه او را با تیم و سازمان آشنا کنید. درست است که اول باید کاغذبازی‌ها را راست و ریست کنید، اما اگر کمی تاخیر در این جور کارها مشکل حادی را به وجود نمی‌آورد. می‌توانید یک جلسه‌ی آنلاین تدارک ببینید که در آن اعضای تیم به همکار جدید خودشان خوش‌آمد بگویند. یا می‌توانید از اعضای تیم بخواهید که ویدئو یا ایمیل خوش‌آمدگویی تهیه کنند. اگر هم که طبق پیشنهادات بالا عمل کرده باشید، اعضای تیم از قبل با فرد استخدام شونده آشنایی دارند.

اگر دقت کنید می‌بینید که در تمامی این پیشنهادها موضوع «سازگاری تیمی» حرف اول را می‌زند. شاید در ابتدا اینطور به نظر نیاید، اما در موارد دورکاریْ کار تیمی بیش از پیش اهمیت می‌یابد. بنابراین باید توجه ویژه‌ای به سازگاری تیمی شود. دورکارها تنها کار نمی‌کنند. آن‌ها به تنهایی با یکدیگر کار می‌کنند.