هرچند در سال‌های اخیر تکنولوژی‌های جدید باعث جریان یافتن بهتر اطلاعات در سازمان‌ها شده‌اند، اما هنوز هم بخش‌های مختلف یک سازمان نتوانسته‌اند آنطور که باید ارتباط روانی با یکدیگر داشته باشند.

ایمیل، چت، ویدئو کنفرانس، و دیگر راه‌حل‌های ارتباطی ممکن است توانایی ما در ارتباط برقرار کردن با همکاران، شرکا و مشتریان‌مان را بهتر کرده باشند، اما همین ابزار بهره‌وری ما را به شدت محدود کرده‌اند. اکنون وقت آن رسیده که تیم‌های کاری تعیین کنند که از چه ابزاری و در چه زمان‌هایی استفاده کنند.

آیا باید در شبکه‌های اجتماعی چت کنیم؟ باید ایمیل بفرستیم؟ آیا لازم است جلسه‌ای برای بررسی موضوعی خاص تشکیل شود؟ یا شاید تمام این راه‌ها بی‌فایده است و به کل باید دنبال راه تازه‌ای باشیم.

با ورود به سال جدید، موضوعی که باید جداً به آن فکر کنیم همکاری یا بهتر بگوییم عدم همکاری است. باید قدمی به عقب برداریم و این سؤال را مطرح کنیم که دلیل نبود آن چیست: فرهنگ سازمانی؟ تکنولوژی؟ عدم کارآیی؟

ممکن است کارکنان در تمام سطوح سازمان – حتی سطح مدیریت ارشد – تلاش‌هایی انجام دهند که با یکدیگر تناقض دارد. نتیجه این می‌شود که نتایج به سطح موردنظر نمی‌رسد، زمان رسیدن به نتایج بیشتر می‌شود و درآمد کاهش می‌یابد. نارضایتی کارکنان نیز یکی دیگر از پیامدهای عدم همکاری بین بخش‌ها و افراد مختلف است.

برای اینکه به عنوان یک مدیرعامل بتوانیم تیم خود را توانمند سازیم تا محیطی بر پایه همکاری را در سازمان ایجاد کنند، می‌توانیم راهکارهای این متن را مورد استفاده قرار دهیم.

 

1. چشم‌اندازی را بر پایه همکاری با ذینفعان تدوین کنید.

برای ایجاد همکاری بین افراد یک سازمان هیچ فرمول جادویی وجود ندارد. اولین قدم در این راه این است که از تمام تیم مدیریتی خود بخواهید نه تنها خود در ایجاد هماهنگی بیشتر کوشا باشند بلکه از افراد تحت مدیریت خود نیز بخواهند نهایت تلاش‌شان را برای رسیدن به این هدف به کار ببندند. مدیران باید هدف‌هایی روشن را تعیین کنند که اعضای تیم آنها را برای انجام اقدامات لازم هدایت می‌کند.

هنگامی که جلسات طوفان فکری برگزار می‌شود اعضای تیم باید هم سؤالات کلی بپرسند (هدف از هر فرایند چیست؟ آیا فرایندهای فعلی ما باعث می‌شوند که به لحاظ مالی ضرر کنیم؟) و هم سؤالات جزئی‌تر را مطرح کنند (اگر این فرایند خاص را دو برابر سریع‌تر انجام دهیم چه اتفاقی می‌افتد؟ آیا می‌توان بخش‌هایی از یک فرایند خاص را حذف کرد؟)

پاسخ به این سؤالات به شما کمک می‌کند که چشم‌انداز موردنظر را تثبیت کنید و زمینه را برای اجرای موفق هر فرایند جدید آماده کنید. 

 

2. روحیه شفافیت و مسئولیت‌پذیری را در سازمان به وجود آوریم.

شفافیت و مسئولیت‌پذیری جلوی تأثیرات منفی ناشی از عدم همکاری در تیم‌های کاری را می‌گیرند. اعضای تیم باید به روشنی ببینند چه کسی روی چه پروژه‌ای کار می‌کند، در کجای فرایند قرار دارند و وضعیت آنها نسبت به ضرب‌الاجل تعیین شده چگونه است.

شفافیت به مدیران کمک خواهد کرد که حجم کاری را ارزیابی کنند، وظایف را محول کنند و پروژه‌ها را به سمت کامل شدن پیش ببرند. وقتی اطلاعات به درستی در سازمان جاری باشد، خیلی از پروژه‌ها زودتر از زمان مقرر به پایان می‌رسند. همچنین شفافیت فرهنگ مسئولیت‌پذیری را در بین اعضای تیم بالا می‌برد.

 

3. بر اساس نتایج، نظارت و تنظیم انجام دهیم.

ایجاد یک محیط همکاری‌محور همیشه یک فرایند است. بنابراین مدیران باید همواره به دنبال فرصت‌هایی باشند که بازخورد دریافت کنند و بر اساس بازخوردهایی که دریافت می‌کنند، در سیستم گردش اطلاعات تغییرات و تنظیمات لازم را به وجود آورند.

شبکه‌های اجتماعی فرصت بازخورد گرفتن سریع را در اختیار مدیران قرار می‌دهند. بنابراین مدیران می‌توانند سیاست‌های مرتبط با گردش اطلاعات خود را به طور مستمر مورد بازنگری قرار دهند تا بر اساس بازخوردهایی که دریافت می‌کنند بهترین سیستم را برای گردش اطلاعات در سازمان خود به وجود آورند.

 

 

سبز باشید