افزایش بهره‌وری تیمی
شاید یکی از مهم‌ترین مشکلات همه ما که در فضای کاروکسب به فعالیت می‌پردازیم این است که باید کارهای زیادی را در مدت کوتاهی به انجام برسیم. این دغدغه تقریباَ برای تمام رده‌های یک سازمان و فعالان تمام صنایع وجود دارد. اما برای یک مدیر آنچه مهم‌تر از بهره‌وری شخصی خودش می‌باشد، به کارگیری روش‌هایی جهت افزایش بهره‌وری تیمی است زیرا مدیران به دلیل تجربه‌ای که در طول سالیان اندوخته‌اند و دانشی که کسب کرده‌اند کم و بیش می‌توانند بهره‌وری شخصی خود را همواره در سطح بالایی حفظ کنند اما اینکه بهره‌وری تیمی را مدیریت کنند و آن را در سطح مطلوبی نگه دارند، مسئله جدی‌تری است.
متخصصان چه می‌‌گویند؟
«در محیط‌های کاری پیچیده و تعاملی امروز، چالش واقعی مدیریت کردن حجم کاری شخصی خودمان نیست بلکه باید "حجم کاری جمعی" را مدیریت کنیم.» این جمله جردن کوهن، کارشناس بهره‌وری است. در همین راستا، الیزابت گریس ساندرز، نویسنده کتاب «چگونه زمان خود را مانند پول سرمایه‌گذاری کنیم» می‌گوید: «نقش یک مدیر در سازمان‌های امروزی این است که هم چشم‌انداز استراتژیک را تنظیم کند و هم برای انتظارات غیرواقعی افزایش نقش کاتالیزور را ایفا کند.»
الگو باشیم
خانم ساندرز معتقد است که اولین گام در مدیریت بهره‌وری تیمی این است که یک مدیر خودش الگوی کارمندانش باشد. یک مدیر باید در اجرای فعالیت‌هایی که در طول روز برای‌شان وقت صرف می‌کند (شرکت در جلسات، پاسخ دادن به ایمیل‌ها، رسیدگی به پروژه‌ها و....) هوشمندانه عمل کند. اگر مدیر نتواند حجم کاری خودش را به درستی مدیریت کند، قادر نخواهد بود که درباره بهره‌وری خودش تفکر استراتژیک داشته باشد چه برسد به بهره‌وری اعضای تیمش. مدیر باید برای نیروهایش مدل‌سازی کند و به آنها نشان دهد که فقط برای کارهایی وقت صرف می‌کند که ارزشش را دارد.
هدف‌گذاری کنیم
یکی از موارد بسیار ساده‌ای که مدیران به فراموشی می‌سپارند این است که لازم است هدف‌هایی را که برای نیروهای خود تعیین کرده‌اند در بازه‌های مشخص زمانی مورد بازنگری قرار دهند و متناسب با شرایط جدید برای نیروهای‌شان هدف‌گذاری کنند. بسیار اتفاق می‌افتد که تغییرات بازار، باعث می‌شود وظایف فعلی یک کارمند برایش بسیار سنگین یا برعکس سبک و راحت شوند. در هر دوی این شرایط مدیر باید مراقب باشد که هدف‌گذاری‌هایی که برای نیرویش انجام می‌دهد متناسب با رشد حرفه‌ای او و همچنین شرایط و نوسانات بازار باشد.
نکته مهم دیگری که در مبحث هدف‌گذاری برای نیروها باید مورد توجه قرار گیرد، بیان روشن و صریح انتظارات مدیر از نیروهایش است. مدیر باید به طور مشخص و موردی به هریک از کارمندانش بگوید که اولویت‌های کاری اصلی ولی در حال حاضر چه مواردی هستند و او باید روی چه مسائلی تمرکز کند و اینکه انتظارات مدیر از وی چیست.
متخصصان بهره‌وری بر این عقیده هستند که یکی از خطرناک‌ترین نشانه‌های عدم بهره‌وری در یک تیم کاری این است که کارمند صبح که می‌خواهد کارش را شروع کند با خودش بگوید: «هفت پروژه دارم که باید روی آنها کار کنم. خب حالا از کجا شروع کنم؟» گفتن این جمله یعنی اینکه مدیر نتوانسته اولویت‌های کاری کارمندش را برای وی مشخص کند و همین امر باعث می‌شود بهره‌وری شخصی آن فرد و در نتیجه بهره‌وری کل تیم پایین بیاید.
بازنگری در جلسات
جلسات یکی از معضلات جدی سازمان‌ها هستند. از طرفی برگزاری جلسات برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات، بیان ایده‌ها و تصمیم گرفتن لازم است و از طرف دیگر یکی از مهم‌ترین دلایل اتلاف وقت و پایین آمدن راندمان کاری تیم، جلسات طولانی و بعضاً بی‌فایده هستند. قانون طلایی در برپایی یک جلسه این است که مطمئن شویم هدفی مشخص و تعریف‌شده برای هر جلسه‌ای که در سازمان تشکیل می‌دهیم، وجود دارد. همچنین بهتر است دستور جلسه و موارد مرتبط با جلسه ( جزوه، کتاب، پروپزال و ....) قبل از شروع در اختیار حاضرین قرار گیرد تا آماده‌سازی‌های لازم به وسیله آنها صورت گیرد و وقت جلسه صرف این کار نشود. نکته دیگر اینکه بهتر است جلسات تیم کاری خود را در بعدازظهرها که همه انرژی کمتری دارند برگزار کنیم تا نیروهای‌مان بتوانند ساعات‌های پرانرژی صبح را به انجام فعالیت‌های محوله بگذارنند.
سبزباشید