در شرایطی که از یک مدیر انتظار میرود تا بتواند بیش از یک کار را به صورت همزمان مدیریت کند، یا به عبارتی مولتی تسکینگ (multi-tasking) انجام دهد، سؤالی که برای بسیاری از مدیران پیش می آید این است که چگونه میتوان تعداد زیادی از کارها را به صورت همزمان ‌مدیریت کرد؟ همانطور که ساعات زیاد کاری باعث استقامت و قوی شدن یک مدیر می‌شود از طرفی هم می‌تواند سبب خستگی و زدگی او از کار شود. به عبارت دیگر، درگیر شدن با کارهای مختلف یک شمشیر دولبه است زیرا از یک سو بستری را برای تجربه کردن مدیر فراهم می‌کند و از سوی دگیر خطر غرق شدن او در کارهای مختلف را بالا می‌برد. نکته‌ای که باید به خاطر بسپاریم این است که بهره‌ورترین مدیران دنیا آنهایی نیستند که 18 ساعت در طول شبانه‌روز کار می‌کنند و حتی آخر هفته‌ها را نیز از خود و خانواده‌شان دریغ می‌کنند.

اگر می‌خواهیم به فرد بهره‌وری در زندگی و کار خود تبدیل شویم باید یک کار را خیلی خوب یاد بگیریم و آن "تفویض اختیار کردن" است. تفویض اختیار کردن به معنای شانه خالی کردن از زیر بار مسئولیت نیست بلکه به معنای به دست آوردن توانایی انتخاب کردن کارهایی است که ارزش زمان ما را دارند.

تفویض اختیار کردن طیف وسیعی از کارها را در برمی‌گیرد. کارهای کوچکی مانند اینکه خرید نان برای منزل را به فرزندمان می‌سپاریم تا برون‌سپاری بخشی از فعالیت‌های یک کاروکسب که جزو تصمیمات استراتژیک یک مدیر به حساب می‌آید، نمونه‌هایی از تفویض اختیار کردن هستند. هرچند دامنه و اهمیت این موضوعات تفاوت بسیار زیادی با یکدیگر دارد اما می‌توان به اصولی کلی و بنیادین در زمینه تفویض اختیار کردن اشاره کرد که در تمام این موارد صدق می‌کنند. در این یادداشت به سه اصل کلیدی در زمینه تفویض اختیار کردن اشاره شده است:

 

1- ملموس کردن موضوعات

اهداف و نتایج مورد انتظار خود را برای هر روز، هفته، ماه، فصل و سال مشخص کنید. این کار تصور واضحی از چالش‌هایی که شما و تیم‌تان با آن مواجه هستید، ارائه خواهد داد و در نهایت اهداف و اولویت‌های سازمان را مشخص خواهد کرد.

همانطور که عنوان شد تفویض اختیار توانمندسازی تک تک اعضای تیم برای تبدیل شدن به رهبران آینده سازمان است. بنابراین باید به آن دید بلندمدت داشت و شکست‌های احتمالی را به جان خرید.

مانند مدرسه، یک کاروکسب نیز قوانین و ضوابط خود را دارد. در مدرسه موظف بودیم تکالیف مشخصی را در زمان مشخص تحویل دهیم. یک مدیر قدرتمند باید چنین ضوابطی را در کار خود اجرا کند بدون آنکه مدیری میکرو (مدیری که بیش از حد در کار کارمندانش سرک می‌کشد) باشد. یک گزینه این است که جلسات هفتگی یک نفره با نیروها (در صورتی که سازمان بزرگ است با مدیر هر واحد) داشته باشیم و اهداف و پیشرفت حاصل شده در مورد هر هدف را بررسی کنیم. همچنین می‌توانید دستورالعمل‌هایی را ایجاد کنید و انتظارات خود درباره هر پروژه را شفاف و ملموس بیان کنید. چارچوب کلی و مراحل مختلف را تعیین کنید اما اجازه دهید کارمندان‌تان خودشان روش درست برای تحقق اهداف را پیدا کنند.

 

2- تفویض اختیار بدون اعتماد یعنی آب در هاون کوبیدن

وقتی کاری را به یکی از کارمندان خود می‌سپاریم، باید برای رساندن او به موفقیت زمان بگذاریم. اگر فرصت کافی را در اختیار افراد قرار دهیم و به آنها اعتماد کنیم، در اکثر موارد پاسخ اعتمادمان را می‌گیریم. اگر کاری بزرگ در دست دارید و می‌ترسید آن را در اختیار کارمندتان قرار دهید، بهتر است آهسته و صبورانه گام بردارید. ابتدا بخشی از آن را به او تفویض اختیار کنید و زمانی که توانایی‌اش به شما ثابت شد و هر دو طرف احساس بهتری پیدا کردید، بخش‌های بیشتر و مهم‌تری از کار را به او بسپارید.

برخی از مدیران عادت دارند کار را به نیروهای‌شان واگذار کنند و زمانی که نیرو کار را به آنها تمام شده باز می‌گرداند دوباره خود مدیر از ابتدا اقدام به انجام دادن آن می‌کند. این نوع تفویض اختیار کردن نه تنها باعث تسهیل امور نمی‌شود بلکه پیچیدگی سازمان را بیشتر می‌کند و چابکی تیم را پایین می‌آورد.

 

3- غلبه بر ترس تفویض اختیار

ترس از تفویض اختیار کردن خود را به اشکال مختلفی نشان می‌دهد. فکرهایی مانند "خودم بهتر انجام می‌دهم"، "فرصت اشتباه کردن نداریم"، "نمی‌خواهم به کسی وابسته باشم"، "نمی‌توانم به کارمندم اعتماد کنم"، توانایی شما برای تفویض اختیار کردن را تحت‌الشعاع قرار می‌دهند. خودتان را از قید و بند این افکار رها کنید و تصویر جامعی از چشم‌انداز سازمان را متصور شوید.

بهترین راه برای غلبه بر این ترس‌ها پرسیدن این سؤال است که "بازگشت سرمایه این کار چیست؟" به خاطر داشته باشید که "بهتر انجام دادن" با "متفاوت انجام دادن" فرق دارد. معمولاً تفویض اختیار کردن باعث می‌شود کار به شکل متفاوتی از آنچه شما در ذهن داشته‌اید انجام شود اما این تفاوت الزاماًً به این معنا نیست که اگر خود شما آن کار را انجام می‌دادید، بهتر می‌توانستید از پس آن برآیید.

 

 

سبز باشید