هم جلسات خوب داریم و هم جلسات بد. جلسات بد همیشه یکنواخت پیش می روند هیچگاه به نتیجه‌ای نمی‌رسند و در آخر کار شما جلسه را ترک می‌کنید در حالی که به خود می‌گویید کاش اصلاً حضور نداشتید. جلسات خوب شما را سرشار از انرژی می‌کنند و حس می‌کنید که واقعاً چیزی آموخته اید.
پس چه چیزی باعث تأثیر گذاری یک جلسه می‌شود؟
جلسات تأثیر گذار در سه چیز مشترک هستند:
•    به اهداف جلسه دست می یابند.
•    حداقل زمان را می برند.
•    شرکت کنندگان هنگام ترک جلسه حس خوبی دارند.
اگر برنامه، تدارکات و اجرای جلسات شما بر پایه این سه معیار اساسی باشد آن وقت جلسه تأثیرگذاری خواهید داشت.
1.    هدف از جلسه
یک جلسه تأثیرگذار هدف سودمندی برای انجام دارد. به این معنی که شما به نتیجه مطلوبی می رسید. برای اینکه جلسه به این نتیجه یا هدف برسد باید در کل بدانید که جلسه چیست.
اغلب اوقات مردم جلساتی تشکیل می‌دهند بدون آنکه بدانند واقعاً چه نتیجه ای از آن انتظار دارند.
•    آیا می‌خواهید تصمیم گیری کنید؟
•    آیا می‌خواهید ایده ها مجال بروز بیابند؟
•    آیا جلسه برای گزارش وضعیت است؟
•    آیا قصد برنامه‌ریزی دارید؟
اینها و هزاران دلیل دیگر نمونه‌هایی از هدف از تشکیل جلسات است. قبل از آنکه ترتیب جلسه ای را بدهید باید بر روی هدفهای خود تمرکز کنید.
برای کمک به خود برای اینکه بدانید هدف از تشکیل جلسه چیست جمله زیر را تکمیل کنید:
در شروع جلسه از گروه می‌خواهم که ....
با تکمیل آخر جمله به صورت آشکار می‌توانید برای جلسه برنامه‌ریزی کرده و افرادی را که باید در آن حضور داشته باشند را تعیین کنید .
2.    استفاده بخردانه از زمان
زمان منبع ارزشمندی است و هیچ کس دوست ندارد که وقتش تلف شود. میزان زمانی که در جلسه می‌گذرد شما را به خود و گروهتان مدیون می‌کند که تا آنجا که ممکن است جلسه را ساده و مؤثر برگزار کنید. زمان تلف شده در جلسه زمان تلف شده  برای تک تک حاضران در جلسه است. برای مثال اگر یکی از اشخاص مهم در یک جلسه 8 نفره 15 دقیقه دیر کند این شخص باعث 2 ساعت اتلاف وقت شرکت شده است.
با شروع جلسه همه چیز باید در جهت پیشبرد هدفهای جلسه باشد. اگر اینطور نباشد زائد بوده و باید از صحبتها حذف شود.
برای اطمینان از اینکه فقط فعالیتهای مرتبط در جلسه مورد بحث قرار گیرد باید از قبل یک دستور جلسه بنویسید. دستور جلسه چیزی است که برای ادامه جلسه با تمرکز بر روی هدفها و زمان به آن  نیاز دارید.
برای ایجاد دستور جلسه عوامل زیر را در نظر بگیرید:
•    الویتها- دقیقاً در مورد چه چیزهایی باید صحبت کرد؟
•    نتایج- جلسه چه نتایجی باید در بر داشته باشد؟
•    شرکت کنندگان- برای موفقیت جلسه چه کسانی باید در آن حضور داشته باشند؟
•    مراحل- با چه ترتیبی باید موضوعات را مورد بررسی قرار داد؟
•    زمانبندی- هر موضوع به چه مقدار زمان نیاز دارد؟
•    تاریخ و زمان- تاریخ و ساعت تشکیل جلسه چه موقعی است؟
•    مکان- جلسه در کجا برگزار می‌شود؟
با این فکر که جلسه چه چیزهایی را باید پوشش دهد و هر کدام چقدر زمان ببرد می‌توانید اطلاعات مورد نیاز را از قبل آماده کنید. شرکت کنندگان برای بهترین بهره برداری از زمان جلسه چه پیش آگاهیهایی باید داشته باشند؟ و نقش آنها در جلسه چیست تا بتوانند آمادگی بهتری داشته باشند؟
اگر جلسه برای حل یک مشکل برگزار می‌شود از شرکت کنندگان بخواهید هرکدام راه حلی پذیرفتنی آماده کنند. اگر قرار است بر روی پروژه جاری صحبت شود از شرکت کنندگان بخواهید هر کدام خلاصه ای از پیشرفتهای خود در پروژه را تهیه کرده و به بقیه اعضا ارائه دهند .محول کردن بخشهای بخصوصی از بحث به افراد مختلف شیوه ی بسیار خوبی برای افزایش میزان درگیری و علاقه شرکت کنندگان در جلسه است. در دستور جلسه مشخص کنید که چه کسی بحث یا ارائه مطالب را رهبری خواهد کرد.
از دستور جلسه به عنوان راهنمای زمان خود استفاده کنید. وقتی متوجه شدید که برای یک مورد خاص زمان بیشتری مصرف شده، در جمع بندی بحث تعجیل کنید، بحث را به سمت نتیجه گیری سوق دهید، ادامه بحث را به زمان دیگری موکول کنید یا تصمیم درباره آن را به کمیته دیگری محول کنید.
یک جنبه مهم برای اداره یک جلسه به طور مؤثر اصرار بر احترام گذاشتن افراد به زمان اختصاص داده شده برای هر بحث است. جلسه را به موقع آغاز کنید. منتظر افرادی که دیر به جلسه می رسند نشوید و وقتی توانستید رأس ساعت جلسه را تمام کنید. هر کاری که بخواهد انجام شود پیش از وقت جلسه هم می‌توان انجام داد. مانند ارائه گزارش که افراد به نوبت قبل از شروع جلسه بخوانند و برگزاری جلسات کوچک برای بحث در  مورد موضوعاتی که صرفاٌ مربوط به اشخاص خاصی می‌شود.  

جلب رضایت شرکت کنندگان بادنبال کردن روندی معقول
وقتی دستور جلسه را آماده کردید باید آن را در میان شرکت کنندگان بچرخانید و نظر آنها را جویا شوید. برگزاری جلسه امری دیکتاتورمآبانه نیست باید از همان اول مشارکت جو باشید.
شاید موضوعی مهمی را یکی از اعضا عنوان کند. شاید برای یک مورد خاص زمان بیشتر یا کمتری اختصاص داده باشید. شاید حتی نکاتی را در دستور جلسه گنجانده باشید که به تازگی برطرف شده اند و باید از فهرست موضوعات بحث خارج شوند.

 

 

ادامه این مطلب  را در کتاب "بازاریابی و زندگی با مدیریت" بخوانید.

سبز باشید