ساده‌سازی سازمانی
لئوناردو داوینچی در ستایش سادگی می‌گوید، "سادگی خود بالاترین پیچیدگی است". سادگی و تقابل آن با پیچیدگی از مباحث بسیار پرطرفدار و کاربردی در دانش سیستم‌ها به شمار می‌رود. باور اکثریت فلاسفه نیز از بدو تاریخ این بوده که در شرایط یکسان، تئوری‌های ساده بر تئوری‌های پیچیده ارجحیت دارند. لذا همواره می‌بایست پدیده‌ها را با کمترین شاخ و برگ و حواشی اضافه توصیف کرد. در همین رابطه، ویلیام اوکام از فلاسفه و منطق‌دانان بریتانیایی، نظریه‌ی موسوم به تیغ اوکام را مطرح ساخت.
اصل تیغ اوکام مبتنی بر این است که در تشریح و توصیف مسائل می‌بایست موارد غیرضروری را حذف کرد. به عبارتی اصل اوکام درست مانند یک تیغ عمل می‌کند و پیش‌فرض‌ها و حواشی زائد مسائل و نظریات را حذف می‌کند. در واقع مقصود اوکام این است که اگر چند راه‌حل گوناگون برای حل یک مسأله داریم، باید ساده‌ترین راه ممکن را برگزینیم.
در این باره ماجرایی شنیدنی وجود دارد که نقل آن موجب درک بیشتر اصول ساده‌سازی سازمانی خواهد شد. گفته می‌شود که در جریان رقابت‌های نفس‌گیر دهه‌ی 60 میلادی میان شوروی سابق و آمریکا، سازمان فضایی آمریکا (ناسا) با مشکلی بزرگ مواجه شد. ماجرا از این قرار بود که فضانوردان آمریکایی نمی‌توانستند در خلأ و شرایط عدم وجود جاذبه در فضا با خودکار گزارش‌نویسی کنند. به همین دلیل ناسا طی پروژه‌ای فوری و چند میلیون دلاری خودکاری اختراع کرد که در فضا هم می‌نوشت و تحت شرایط عدم وجود جاذبه قرار نمی‌گرفت. البته روسها هم از قبل با چنین مشکلی مواجه بودند، اما آنها راه‌حل کم خرج‌تر و ساده‌تری را برای مشکل خود انتخاب کرده بودند و آن استفاده از مداد در مکاتبات بود!
به اعتقاد اشکناس پیچیدگی امری اجتناب‌ناپذیر در تمام سازمان‌ها بوده و گریزی از آن نیست مگر آن‌که به ساده‌سازی به عنوان سفری بی‌پایان در سازمان نگاه کنیم.
لذا وی اعتقاد دارد که ساده‌سازی پیچیدگی‌های سازمانی از جمله توانمندی‌ها و شایستگی‌های مدیران سازمان به شمار می‌رود. پیچیدگی آثار مخربی بر کردار کاری افراد و بهره‌وری آنها دارد و این گفته درست منطبق با یافته‌های تحقیقاتی دو موسسه‌ی IBM و KPM6 است که پیچیدگی را از چالش‌های کلیدی در کسب و کار بر می‌شمارد.
از نظرآشکناس چهار عامل چگالی بالای ساختار سازمانی، وجود پیچیدگی در مدیریت محصولات مثل فرآیند پیچیده تولید یا وجود تعداد بالای محصول، عدم هماهنگی میان فرآیندها با فناوری‌های جدید و عدم انطباق با محیط پیرامون به دلیل پیچیدگی ساختار و از طرفی کردار و رفتار کارشناسان سازمان و مدیران را از عوامل پیچیدگی در سازمان‌ها یاد می‌کند و بر ضرورت رفع آنها تأکید می‌ورزد.
لذا لازم است که مدیران دارای یک چارچوب تفکر استراتژیک در ذهن خود باشند که پیچیدگی را به اجزای ساده‌تر می‌شکند. آشکناس یک استراتژی 7 مرحله‌ای را بای ساده‌سازی سازمانی عنوان می‌کند که در ذیل مرور می‌کنیم:
1- پرهیز از حواشی و پرداختن به متن
ساده‌ترین نقطه برای آغاز مهندسی ساده‌سازی در سازمان، خلاصی از قید و بند قوانین و بخشنامه‌های کم‌ارزش و فعالیت‌های زمان‌بر و فاقد ارزش در سازمان است.
برای نمونه توجه‌تان را به مثالی ساده جلب می‌کنم. به این فکر کنید که اصولاً چند نفر نیاز است که ذیل گزارشات خریدهای کوچک را امضاء کنند و یا اساساً چند بار نیاز است که برای یک مسأله‌ی ساده و ناچیز جلسه برگزار کنیم؟
2- یک دیگاه بیرون به درون اتخاذ کنیم
ساده‌سازی می‌بایست با چشم‌انداز و هدف ارزش‌افزایی برای مشتریان داخلی یا خارجی انجام گیرد. لذا یک گام کلیدی در این فرآیند آن است که فعالانه تقاضاهای مشتریان خود (اعم از مشتریان درونی و یا بیرونی) را شناسایی و برای رفع موفقیت‌آمیز و کسب خشنودی آنها اقدام کنیم....
ادامه این مطلب را در کتاب "بازاریابی و زندگی با مدیریت" بخوانید.
سبز باشید