تغییر كردن یعنی انتخاب و میل به تغییر
*جان مکسول

مديريت در یک مفهوم به معنای کار با افراد و یا کار به وسيله افراد و گروهها براي تحقق اهداف و چشم‌انداز سازماني است. حتی اگر خیلی پرتوان باشید باز هم به کمک و حمایت دیگران نیاز دارید. درخواست برای کمک به هیچ وجه شرم آور نیست. تفويض اختيار و توان‌افزایی از مهمترين راهکارهاي ایجاد جو مشارکت سازماني، سهیم کردن کارکنان در فرآیندهای سازمانی و ایجاد احساس مسئوليت کاري در کارکنان به شمار می‌رود و ارزش افزوده بسیاری برای سازمان در پی خواهد داشت. پس غرور خود را کنار گذاشته و به دیگران و استعداد  آنها احترام بگذاریم و آن را بکار گیریم و بیاد داشته باشیم که یک دست صدا ندارد.
به علاوه، رقابت شدید جهانی و ظهور فناوریهای نوین ضرورت  مشارکت و واگذاری اختیارات از جانب مقامات مافوق به کارکنان را مطرح می‌سازد چه آنکه این امر موجب تسریع امور سازمانی، افزایش چالاکی و انعطاف پذیری، تقویت روحیه مشارکت‌جویی در میان کارکنان می‌شود. تمرکز تفویض اختیار نه از دست دادن قدرت بلکه ایجاد هم‌افزایی  و افزایش نقاط قوت است.
آیا حجم کار زیاد شما را دچار استرس می‌کند؟ آیا به نظر می‌آید که کارتان متوقف شده است؟ اگر چنین است پس مهارتهای خود در محول کردن کار به دیگران را بکار گیرید.
اگر فقط خودتان کار کنید هر چقدر هم سخت تلاش کنید اما کار کمی می‌توانید انجام دهید . فقط چند ساعت در روز می‌توانید کار کنید و فقط چند کار را می‌توانید در این چند ساعت به پایان برسانید. با این کار فقط به تعداد کمی‌آز مردم می‌توانید کمک کنید و چون این تعداد محدود هستند موفقیت شما هم محدود خواهد بود.
با اینحال اگر کار شما خوب باشد اشخاص بیشتری همان را از شما خواهند خواست.  به این ترتیب فشار و حجم کار بالا خواهد رفت. شما نمی‌توانید هر کاری را که هر کس خواست انجام دهید و این می‌تواند منجر به استرس، ناراحتی و احساس یأس مردم را به دنبال داشته باشد.
جنبه مثیت قضیه اینجا است که اگر بتوانید راهی برای فرار از این محدودیت پیدا کنید ، فرصتی عالی در اختیار شما خواهد بود. اگر فرصت را دریابید می‌توانید موفقیت را در آغوش بکشید.
یکی از رایج ترین شیوه ها برای غلبه بر این محدودیت این است که کار خود را به دیگران واگذار کنید. اگر اینکار را به نحو احسن انجام دهید خیلی سریع تیمی قوی و موفق خواهید داشت که می‌توانند به تمامی‌خواسته ها پاسخ دهند.
در نگاه اول ممکن است زحمت محول کردن کار به دیگران بیشتر از ارزشی که دارد به نظر برسد. با این حال با محول کردن درست کار به دیگران می‌توانید تا حد زیادی میزان کاری که می‌توانید تحویل دهید را افزایش دهد.  برای محول کردن مؤثر کار به دیگران، باید  کار درست را انتخاب کنید، شخص درست را برگزینید و به شیوه درست کار را به او بسپارید. وقتی به نحو مؤثر کار به دیگری محول شود نتایجی بسیار خوبی از آن حاصل می‌شود.   به همین دلیل است که تفویض اختیار از مهارتهای بسیار مهم تلقی می‌شود که باید کاملاً آن را فراگیرید.
 چرا مردم از محول کردن کار به دیگران گریزانند؟
برای آنکه بدانید چگونه می‌توانید به خوبی کار را به دیگران محول کنید مهم است بدانید که چرا مردم از آن  اجتناب می‏کنند. دلیل ساده آن این است که برای اینکار باید پیشاپیش تلاش کنند.
در هر صورت کدام آسانتر است: طراحی و نوشتن محتوای بروشور خدمت جدیدی که شما بانی آن بودید یا محول کردن اینکار به افراد دیگر گروه.
شما از تمامی محتوایی که می‌خواهید بکار ببرید خبر دارید. برای شما بسیار آسان است که بنشینید و آن را بنویسید. حتی از این کار لذت می برید. اما سؤال اینجاست: آیا بهترین استفاده از زمان هم همین است؟
درحالی که ظاهراً انجام اینکار توسط خود شما راحتتر از توضیح استراتژی تهیه بروشور برای شخص دیگری است اما به دو دلیل اصلی سپردن اینکار به شخص دیگر بهتر است:
•    اول ، اگر شما توانایی ایجاد و رهبری یک کمپین جدید را دارید احتمال اینکه بتوانید از مهارتهای خود برای ایجاد استراتژیهای دیگر و شاید ایده های جدیدتر استفاده کنید بیشتر است. پس اگر خودتان آن کار را انجام دهید بهترین استفاده از زمان را نکرده اید.
•    دوم، با درگیر کردن هدفدار دیگران در پروژه به شکوفایی مهارتها و تواناییهای آنها کمک کرده اید. به این معنی که بار دیگر برای پروژه های مشابه می‌توانید وظایف را با اطمینان بیشتر از انجام درست آن و با درگیری کمتر خودتان به آنها بسپارید.
محول کردن کار به دیگران به شما کمک می‌کند تا بهترین استفاده از زمان و مهارتهایتان را داشته باشید و همچنین برای دیگر افراد گروه فرصت رشد و توسعه برای رسیدن به پتانسیل کامل خود در سازمان را فراهم می‌آورد.

چه زمانی باید کارها را به دیگران محول کنیم؟
تفویض اختیار و سپردن کارها به دیگران اگر به طور مناسب صورت گیرد یک رابطه برد-برد است البته به این معنی نیست که هر کاری را می‌توان بر عهده دیگران گذاشت. برای اینکه بدانید چه زمانی برای محول کردن کار به دیگران مناسب است باید پنج سؤال کلیدی را از خود بپرسید:
•    آیا کس دیگری هست که بتوان اطلاعات و تخصص لازم برای تکمیل کار را بر عهده او گذاشت؟ آیا اصولاً اینکار را کس دیگر می‌تواند انجام دهد یا انجام آن توسط خود شما ضروری است؟
•    آیا اینکار فرصتی را برای رشد و توسعه مهارتهای فردی در اختیار شخص دیگر قرار می‌دهد؟
•    آیا  این کار و یا مشابه آن را در آینده خواهیم داشت؟
•    آیا وقت کافی برای محول کردن کار به دیگری را در اختیار دارید؟ باید زمان کافی برای آموزش مناسب، سؤال و جواب، فرصتی برای کنترل کار و تجدید کار در صورت لزوم وجود داشته باشد.
•    آیا اینکار را باید به دیگری محول کنم؟ :کارهای خیلی مهم برای موفقیت در دراز مدت مانند استخدام نیروی جدید برای گروه اصولاً به توجه زیاد خودتان نیاز دارد.
اگر پاسخ شما به حداقل یکی از سؤالات بالا مثبت است، آنگاه شاید محول کردن کار به دیگران ارزش داشته باشد.

  کار را به چه کسی و چگونه محول کنیم؟

 

ادامه این مطلب  را در کتاب "بازاریابی و زندگی با مدیریت" بخوانید.

 

سبز باشید