برای آنکه تیمی کارآمد داشته باشیم که بهره وری بالایی را از خود نشان دهد، لازم است به دو مورد توجه کنیم. مورد اول این است که از همان ابتدا اصول را رعایت کنیم. اگر در ابتدا بخاطر عجله، استخدام‌های خوبی نداشته باشیم و مهره‌های خوبی را کنار هم نچینیم به تدریج فرهنگی در سازمان شکل میگیرد که تغییر دادن آن کار بسیار سختی خواهد بود. نکته دوم اینکه برای سنجش عملکرد کارکنان باید مکانیزمی شفاف و آسان داشته باشیم تا به صورت مستمر حوزههایی را که نیاز به بهبود دارند، اصلاح کنیم.
با در نظر گرفتن این دو نکته حال میخواهیم به بررسی موارد مورد نیاز برای ساختن تیمی کارآمد و بهرهور بپردازیم.
1) مدیریت جامع نگر
پیش از هر چیز یک تیم بهرهور به مدیری جامعنگر نیاز دارد. مدیر جامعنگر مدیری است که این قابلیت را دارد که از زوایای مختلف به موضوعات نگاه کند و تکبعدی به بررسی مسائل نپردازد. مسائل مختلفی که در طول روز کاری برای تیم پیش می آیند بستهای از اتفاقات گوناگون هستند و به همین دلیل مدیر باید ظرفیت بالایی برای بررسی تمام آنها دو روابطشان با یکدیگر داشته باشد. مدیر جامعنگر به خوبی میداند که هرکدام از تصمیماتش حتی یک تصمیم به ظاهر کوچک و بی‌اهمیت می‌تواند پیامدهای بزرگی داشته باشد.
2) تمرکز جمعی روی هدفی مشترک
هدفی که تیم کاری به دنبال تحقق آن است باید با صراحت و روشنی بیان گردد. این هدف آنقدر باید مشخص باشد که هر یک از اعضای تیم با جان و دل قدر آن را بداند و با تعهد به دنبال محقق ساختن آن باشد. متأسفانه برخی از کارکنان حتی شعار سازمان خود را نمیدانند. بدیهی است چنین افرادی نمیتوانند موجبات ساختن تیمی بهرهور را فراهم کنند.
3) نقش های روشن و صریح برای تمام اعضای زنجیره تأمین
در تیم‌های کاری معمولاً اتفاقی که میافتد این است که نقش و مسئولیت افرادی که در دفتر مرکزی یا ستاد کل فعالیت میکنند به خوبی مشخص می شود اما در مورد واسطهها (شعب، نمایندگی هاو...) خیلی دقت به خرج داده نمیشود. باید توجه داشت که برای مشتری نماینده حکم شرکت اصلی را دارد و هرگونه ناهماهنگی یا ناکارآمدی نماینده را به حساب شرکت خواهند گذاشت. در نتیجه در مورد نحوه کار نمایندگان و وظایف و مسئولیتهای آنها باید صریح و دقیق بود.
4) منابع مشترک
یکی دیگر از الزامات ساختن تیمی کارآمد استفاده درست از منابع مشترک است. همانطور که منابع سخت (پول، تجهیزات و...) ارزشمند هستند باید قدر منابع نرم مانند ایدهها، بازخورد، نوآوری و...را نیز بدانیم و برای آنها ارزش فوقالعاده زیادی قائل شویم. کارکنان باید به این باور برسند که سازمانشان برای منابع نرم نیز به اندازه منابع سخت اهمیت قائل است.
5) ارتباطات مستمر
ارتباطات مانند خون جاری در رگهای یک سازمان هستند. همانطور که خون، اکسیژن لازم را به مغز می رساند. ارتباطات نیز شفافیت و درک متقابل را به همه جای سازمان میبرند. ارتباطات شفاف و مستمر باعث می‌شود در هر گوشهای از سازمان که مشکلی به وجود آمده باشد به آسانی و در سریعترین زمان، کشف و حل شود و مشکلات روی هم انباشت نشوند. اگر مشکلی در سازمان به وجود آید و مورد بیتوجهی قرار گیرد پس از مدتی به شکلی پیچیدهتر و بزرگتر سر بیرون خواهد آورد.
6) کنار گذاشتن "من"ها
غرور در معنای مثبت آن بسیار پسندیده است اما زمانی که باعث منیت شود، تیم را دچار بحران خواهد کرد. هر یک از اعضای تیم باید بداند که گرچه ارزش بسیار زیادی را برای سازمان و تمیش دارد اما ارزش او از ارزش سازمان بیشتر نیست. در حقیقت چند "من" در کنار هم نمیتوانند منجر به موفقیت تیم شوند مگر آنکه تبدیل به "ما" شوند و هدف و دغدغه مشترکی را دنبال کنند.

سبز باشید