دام‌های سر راه همکاری تیمی
مبحث همکاری در بین پرسنل یک سازمان به موضوع مهمی تبدیل شده است. پخش شدن کارکنان یک شرکت در ساختمان‌ها و شعبات مختلف این نیاز را به وجود آورده که از منابع محدود بیشترین استفاده صورت گیرد و به همین دلیل سازمان‌ها وقت زیادی را صرف افزایش کمی و کیفی این فرایند می‌کنند.
متأسفانه تمرکز بیش از اندازه شرکت‌ها روی فرایند همکاری به عنوان ابزاری برای صرفه‌جویی در زمان باعث شده که سایر منافع این فرایند نادیده گرفته شود. در نتیجه همکاری نتیجه عکس دارد و باعث تلف شدن وقت کارکنان می‌شود.
در این یادداشت به چند نمونه از اشتباهات در اجرای فرایند همکاری اشاره شده است.
1. از بین رفتن ارزش "فرد"
توجه بیش از حد روی موضوع همکاری باعث شده که بسیاری از شرکت‌ها ارزش افراد را نادیده بگیرند. گروهی فکر کردن در کنار تمام ویژگی‌های مثبتی که دارد ممکن است به مانعی برای بیان نظرات واقعی افراد تبدیل شود. برای مقابله با این دام، باید از کارکنان خود بخواهیم که قبل از شروع جلسات همفکری، به طور مستقل روی موضوع فکر کنند و نظرات و ایده‌های خود را مکتوب کنند. در شروع جلسه باید از هر یک از افراد خواسته شود که بدون توجه به نظرات دیگران، آنچه را که نوشته بخواند. بدین ترتیب در عین حال که به همکاری تیمی توجه کرده‌ایم ارزش تک تک افراد را نیز حفظ کرده‌ایم.
2. جلسات طولانی مدت
صحبت کردن درباره ایده‌های‌مان بسیار خوب است اما بحث کردن به شکلی که دوباره به نقطه شروع بازگردیم خیلی خوب نیست. معمولاً در جلسات کاری به وجود آمدن چنین روندی به این دلیل است که روشی برای ثبت ایده‌ها وجود ندارد یا اینکه روشی که به کار برده می‌شود، اصلاً روش مناسبی نیست.
برای مثال فرض کنید در جلسه هیئت مدیره هر یک از اعضا یادداشت‌های خود را روی کاغذ یا آی‌پد خود می‌نویسد. پس از جلسه، همه به دفتر خود می‌روند و آنجاست که همه چیز متوقف می‌شود. در این بین ممکن است یکی از اعضا از روی علاقه و دلسوزی شخصی نکاتی را که نوشته در قالب یک ایمیل برای سایرین ارسال کند اما آن ایمیل هم در انبوه ایمیل‌هایی که هر روز به دست مدیران ارشد یک سازمان می‌رسد، گم می‌شود.
بنابراین به جای برگزاری جلسات طولانی، سعی کنیم جلسات کاری بیش از 30 دقیقه زمان نبرند و اطمینان حاصل کنیم که فردی به عنوان مسئول ثبت نکات و ایده‌های مطرح شده در جلسه و محول کردن وظایف به حاضرین در نظر گرفته می‌شود.
3. اجبار در همکاری تیمی
همه ما از تکنولوژی این انتظار را داریم که زندگی را برای‌مان آسان‌تر کند. سازمان‌ها امروزه نیاز مبرم به خدمات تکنولوژی دارند و اگر نتوانند همگام با تکنولوژی حرکت کنند خیلی زود از میدان رقابت حذف خواهند شد. در این میان نرم‌افزارها نقش مهمی در آسان‌تر کردن امور در یک سازمان دارند و نرم‌افزارهایی هم که برای افزایش همکاری در بین نیروها طراحی شده‌اند از این قاعده مستثنی نیستند. نکته‌ای که مدیریت ارشد یک سازمان در ارتباط با این نرم‌افزارها باید مورد توجه قرار دهد این است که اجبار در استفاده از این نرم‌افزارها نباید باعث شود که افراد تعهد و انگیزه شخصی خود نسبت به کارشان را از دست بدهند. به عبارت دیگر این درک در کارکنان باید ایجاد شود که هم به عنوان عضوی از گروه و هم به عنوان یک فرد دارای ارزش هستند و در هر دو سطح باید برای سازمان و خودشان مفید باشند.
4. دفاتر باز
رایج شدن دفاتر باز که در آنها تمام کارکنان می‌توانند یکدیگر را ببینند باعث می‌شود که حس همدلی بیشتری بین آنها به وجود آید و جریان یافتن اطلاعات در سازمان تسهیل شود.
با این حال خطری که در این زمینه وجود دارد این است که صحبت کردن باعث شود رویه‌های معمول کاری رعایت نشوند. برای مثال اطلاعاتی که تاکنون به صورت الکترونیکی رد و بدل می‌شده‌اند حال به صورت کلامی انتقال می‌یابند و واضح است که احتمال از بین رفتن یا اشتباه فهمیدن اطلاعات در این روش بسیار بالاتر است. علاوه بر این، ممکن است آنچه برای یک نفر یک مکالمه دوستانه است برای فرد کناری او یک کابوس دردناک باشد. از اینرو استفاده از چنین دفاتری باید با دقت بالایی انجام شود و فرهنگ استفاده از آنها در سازمان به وجود آید.
سبز باشید