استفاده بهره‌ور از جلسات کاری
جلسات یکی از چالش‌برانگیزترین اوقات کاری به حساب می‌آیند. از طرفی نمی‌توان جلسات را به کلی تعطیل کرد زیرا فرصت تبادل اطلاعات و همفکری برای تصمیم‌گیری‌های مهم از بین می‌رود. از طرف دیگر هم معمولاً جلسات بیش از زمانی که برای‌شان مقرر شده به طول می‌انجامند و موجب خستگی شرکت‌کنندگان و گله و شکایت آنها می‌شوند که به جای اینکه کار اصلی را انجام دهیم نشسته‌ایم و داریم حرف می‌زنیم.
مدیریت جلسات کاری مهارتی است که باید آن را کسب کرد. تمام جلسات خسته‌کننده و بی‌فایده نیستند بلکه اگر به درستی مدیریت شوند نه تنها سر وقت به پایان می‌رسند بلکه در بهره‌وری افراد تأثیر مثبتی می‌گذارند و حتی برای آنها جنبه سرگرمی نیز دارند.
طبق پژوهشی که توسط موسسه تحقیقاتی بیزینس تراول انجام شده، هر یک از کارکنان به طور متوسط در طول ماه در 62 جلسه شرکت می‌کند که نصف این تعداد فقط تلف کردن وقت است. به عبارت دیگر 31 ساعت از ساعات کاری یک کارمند در طول ماه در جلسات به هدر می‌رود. طبق این آمار، تنها در ایالات متحده، سالانه 37 میلیارد دلار به دلیل جلسات غیربهره‌ور به هدر می‌رود.
در این یادداشت راهکارهای هوشمندانه‌ای به شما پیشنهاد شده است که می‌توانید برای طیف وسیعی از جلسات (از پیاده‌روی‌های دوستانه یا نیرو یا مدیرتان تا جلسات بسیار رسمی) از آنها استفاده کنید. شما نیز می‌توانید تجربه‌های خود را از برگزاری و یا شرکت در جلسات با سایر همراهان به اشتراک بگذارید.
شروع جلسه با یک دستور جلسه کاملاً مشخص
یکی از نکاتی که برای برگزاری جلسات بهره‌ور باید رعایت کرد این است که مطمئن شویم تمام افراد حاضر با آمادگی کامل به جلسه آمده‌اند. این امر تنها زمانی میسر می‌شود که دستور جلسه روشن و واضح قبل از جلسه در اختیار تمام افراد قرار بگیرد.
منصوب کردن مدیر جلسه
سعی کنیم برای هر یک از جلساتی که در سازمان‌مان تشکیل می‌دهیم یک مدیر جلسه در نظر بگیریم. بهتر است این فرد، فردی باشد که با موضوع جلسه آشنایی کامل دارد و از شور و اشتیاق لازم برای این کار نیز برخوردار است. وجود یک مدیر جلسه دانا و باانگیزه باعث می‌شود که جریان جلسه به خوبی جلو برود، همه امکان اظهار نظر پیدا کنند، موضوعات ضروری پوشش داده شوند و از بیان مسائل غیرضروری جلوگیری به عمل آید.
جلسات بدون موبایل
در صورت امکان سعی کنید قانونی برای جلسات کاری خود وضع کنید که اجازه آوردن ابزاری مانند لپ تاپ و موبایل از حاضرین گرفته شود. معمولاً این ابزار باعث اختلال در تمرکز افراد می‌شوند و به جز فردی که در حال صحبت کردن است بقیه مشغول ارسال پست‌های تلگرامی و اینستاگرامی، چک کردن ایمیل یا خواندن اخبار روز هستند. بنابراین سعی کنید با حفظ احترام افراد برای اینکه جلسه‌ای پربار و با بازدهی بالا داشته باشید، از آنها بخواهید ابزار تکنولوژیک خود را به جلسه نیاورند.
جلسات 4 تا 7 نفره
گفته می‌شود وقتی آشپز دو تا می‌شود غذا یا شور می‌شود یا بی‌مزه. اگر تعداد آشپزها بیشتر شود که دیگر معلوم نیست چه اتفاقی بیفتد. حضور تعداد زیادی از افراد در جلسات نیز منجر به پایین آمدن کیفیت و بهره‌وری آنها خواهد شد.
بهتر است تنها از افرادی برای حضور در جلسات دعوت کرد که می‌توانند با مشارکت خود به حصول نتیجه نهایی کمک کنند.
قانون قطار سوئیسی
قطارهای سوئیسی به دلیل دقیق بودن بی‌نظیرشان توجه زیادی را به خود جلب می‌کنند. علاوه بر اینکه ساعت ورود قطار به هر ایستگاه کاملاً مشخص است نکته دیگری که بسیار جالب است این است که ساعت‌ها گرد و رند نمی‌شوند بلکه کاملاً دقیق اعلام می‌شوند. برای مثال اگر قطار در ساعت 10:28 دقیقه به ایستگاه می‌رسد برای راحتی کار گفته نمی‌شود که قطار ساعت 10:30 وارد ایستگاه می‌شود بلکه همان زمان دقیق اعلام می‌شود و قطار هم سر آن زمان جلوی مسافرین توقف کرده است.
این قانون را می‌توان در جلسات استفاده کرد. معمولاً زمانی که گفته می‌شود جلسه ساعت 11 شروع می‌شود تا افراد یکی یکی حاضر و در حای خود مستقر شوند یک ربع تا 20 دقیقه زمان هدر می‌رود. یک راه برای مقابله با این معضل این است که زمان‌ها را قدری جزئی‌تر اعلام کنیم و به آنها پایبند بمانیم. برای مثال بگوییم جلسه ساعت 9:40 دقیقه آغاز می‌شود و سر ساعت نیز جلسه را شروع کنیم. هر کس دیرتر از این زمان در اتاق جلسات حاضر شود قطار سوئیسی را از دست داده است.
سبز باشید