برای موفقیت باید برنامه‌ریزی کرد
بدون شک همیشه مدیرانی هستند که عملکرد بهتری از ما دارند و یا از سابقه بیشتری برخوردارند اما همه ما در یک مورد با یکدیگر مشترک هستیم: تعداد ساعاتی که در طول یک شبانه‌روز در اختیار داریم. پی بردن به اینکه چگونه از 24 ساعتی که در یک روز به ما هدیه داده شده به مؤثرترین شکل استفاده کنیم یکی از چالش‌برانگیزترین بخش‌های زندگی کاری یک مدیر است.
خیلی از مدیران برنامه مشخصی برای کارهای خود ندارند و برنامه آنها به حس و حال‌شان بستگی دارد. اما این کافی نیست زیرا بخش قابل توجهی از زمان یک مدیر به خودش اختصاص ندارد و کارکنان او انتظار دارند مدیر برای‌شان وقت بگذارد. به همین دلیل مدیران باتجربه می‌دانند که لازمه رشد، برنامه‌ریزی است. برنامه داشتن باعث می‌شود که کارهای بیشتری را در مدت زمان کمتر و با کیفیت بالاتر به انجام برسانیم.
اگر برای فعالیت‌های روزانه و هفتگی خود برنامه نداشته باشیم خیلی راحت دچار سرگشتگی و به‌هم‌ریختگی می‌شویم. حتی اگر تمام منابع دنیا را نیز در اختیار داشته باشیم عدم استفاده درست و هوشمندانه از آنها برای‌مان هزینه‌های سنگینی در پی خواهد داشت.
در این یادداشت به نکاتی پیرامون برنامه‌ریزی برای فعالیت‌های روتین یک مدیر یا مالک کاروکسب اشاره شده است:
استفاده از صبح‌ها، شب‌ها یا آخر هفته‌ها
یکی از این زمان‌ها را که افراد معمولاً در آن مشغول به کار کردن نیستند، انتخاب کنید و روی پروژه‌هایی که به تمرکز بالایی نیاز دارند تمرکز کنید. برای مدیرانی که با صبح زود از خواب بیدار شدن میانه خوبی دارند ساعت 5 تا 8 صبح زمانی طلایی به حساب می‌آید زیرا در این زمان می‌توانند به دور از اختلالات ایجاد شده توسط دیگران مطالعه کنند، به ایمیل‌های‌شان پاسخ دهند یا روی پروژه‌های مهم وقت بگذارند.
تجربه نشان داده است که انجام دادن این کارها در ساعات میانی روز حداقل دو برابر طول می‌کشد زیرا در این ساعات معمولاً یک مدیر در معرض هجوم تماس‌های تلفنی، جلسات حضوری و ایمیل و پست‌های شبکه‌های اجتماعی قرار دارد. مدیران هوشمند بیشترین بهره‌وری خود را در ساعات ابتدایی روز دارند.
همه چیز را در یک فضای مشخص ثبت کنید
مدیران باتجربه تمام برنامه‌های خود را در یک فضای مشخص مانند یک دفترچه یا یک فایل کامپیوتری ثبت می‌کنند. نکته اینجاست که هر فضایی را به این کار اختصاص می‌دهیم اولاً باید فقط دربردارنده برنامه‌های روزانه یا هفتگی ما باشد و آن را به دفتر یادداشت تبدیل نکنیم؛ سپس اینکه فقط و فقط از همین فضا برای ثبت برنامه‌های‌مان استفاده کنیم.
گاه پیش می‌آید که مدیر برنامه‌هایش را در چند فضای مختلف ثبت می‌کند و نتیجه این می‌شود که بین برنامه‌های او هم‌پوشانی به وجود می‌آید و در نهایت مجبور می‌شود یکی از آنها را کنسل کند.
سبک خودتان را پیدا کنید.
نمی‌توان روش یکسانی را جهت برنامه‌ریزی برای همه تجویز کرد. بنابراین بهتر است با چند بار آزمون و خطا کردن روش مناسب برای خود را بیابیم.
برخی از مدیران ترجیح می‌دهند که حتی کوچک‌ترین فعالیت‌های خود را نیز در برنامه‌ریزی خود لحاظ کنند و این در حالی است که برخی دیگر بهتر می‌بینند که به کلیات اکتفا کنند و رئوس مطالب را در برنامه‌ریزی خود ثبت کنند. هیچ کدام از این روش‌ها یا روش‌های دیگر روش درست یا نادرست نیست بلکه مهم این است که مدیر سبک مناسب برای خود را بیاید.
اگر برنامه‌ها دچار تغییر شد، نترسید.
خیلی به ندرت پیش می‌آید که همه چیز طبق برنامه‌ریزی انجام شود. جلسات بیش از زمان مقرر طول می‌کشند، مشتری دیر برای جلسه حاضر می‌شود و البته ترافیک که همه چیز را معمولاً سر آن خراب می‌کنیم. در هر صورت، مدیر باید به لحاظ ذهنی از انعطاف‌پذیری لازم برخوردار باشد تا بتواند با این اتفاقات پیش‌بینی نشده کنار بیاید و آنها را به بهترین شکل مدیریت کند.
مهم این است که ساختار مناسبی را برای فعالیت‌های خود به عنوان یک مدیر ایجاد کنیم. اگر این ساختار درست باشد کم و زیاد شدن برخی از برنامه‌ها باعث نگرانی ما نخواهد شد. برای مثال یکی از مدیران فروش می‌گفت زمانی که برای جلسه با مشتری به محل دفتر کار ایشان می‌روم در همان مسیر چند برنامه دیگر را نیز برای خودم در نظر می‌گیرم تا در صورت کنسل شدن قرار ملاقات بتوانم برنامه‌های دیگرم را به انجام برسانم. یکی دیگر از مدیران نیز همیشه در کیفش یک کتاب داشت و زمانی که جلسه‌ای دیر تشکیل می‌شد کتاب را باز و شروع به مطالعه می‌کرد.
سبز باشید