اهمیت تفکر پروژه‌ای برای انجام بهتر وظایف سازمانی
همه ما در سازمان خود روزانه با کارهای متعددی سروکار داریم؛ کارهایی که گاه چند دقیقه وقت می‌گیرند و گاه برای انجام آنها باید روزهای زیادی وقت صرف کرد. مدیریت کردن این وظایف و به موقع انجام دادن آنها با رعایت اصل کیفیت از اهمیت بالایی برخودار است.
یکی از راهکارهایی که می‌تواند در مدریت بهتر وظایف‌مان در سازمان به ما کمک کند، اتخاذ تفکر پروژه‌ای نسبت به آنها است. به عبارتی اگر هر کدام از وظایف‌مان را یک پروژه در نظر بگیریم و نکات و مسائل مربوط به یک پروژه را در مورد آنها رعایت کنیم، بهتر می‌توانیم در راستای انجام هر چه بهتر وظایف خود و کمک به رشد سازمان‌مان قدم برداریم.
خیلی پیش می‌آید که افرادی که نسبت به سازمان خود را متعهد می‌دانند، دوست دارند تمام وظایف و کارهایی را که به آنها سپرده شده به سرعت انجام دهند. این تفکر خطر به هم ریختگی نظم ذهنی و در نتیجه انجام ناقص کارها را به دنبال دارد. اولویت‌بندی پروژه‌ها (بار دیگر اشاره می‌کنم که در اینجا منظور از پروژه‌ها داشتن تفکر پروژه‌ای نسبت به وظایف محوله است) استرس کاری را کاهش و احتمال انجام به موقع امور را افزایش می‌دهد.
چهار راهکاری که در اینجا مطرح شده‌اند باعث می‌شود مدیریت پروژه‌هایی که به ما سپرده می‌شوند، بهتر و مؤثرتر انجام دهیم:
1) پروژه‌های‌مان را تعریف کنیم
اولین و مهم‌ترین نکته در برنامه‌ریزی یک پروژه تعریف درست آن پروژه است. در ابتدا باید به این سؤال پاسخ دهیم که یک پروژه چیست؟ تعریف درستی برای یک پروژه می‌تواند بدین صورت باشد: هر کاری که برای انجامش به بیش از چند اقدام ساده نیاز است. برای مثال استفاده از یک نرم‌افزار جدید، ایجاد محتوا برای وبسایت مجموعه، ویزیت کردن هر مشتری، تنظیم آئین‌نامه پورسانت، رشد کسب‌وکار و مسائلی از این دست همگی نمونه‌هایی از یک پروژه هستند.
برخی از پروژه‌ها کاملاً ملموس و مشخص هستند اما برخی دیگر ممکن است به دلیل ماهیت‌شان به فراموشی سپرده شوند. برای اینکه نسبت به تمام پروژه‌های خود آگاه باشیم، تمام پروژه‌هایی که در حال حاضر در دست داریم و تمام پروژه‌هایی را که می‌خواهیم در آینده روی آنها کار کنیم، بنویسیم. سپس براساس اهداف، پروژه‌ها را به دسته‌هایی تقسیم می‌کنیم.
بدین شکل به فهرستی از پروژه‌ها دست می‌یابیم. ممکن است بسته به سمتی که در سازمان داریم، بین 10 تا 20 پروژه در این فهرست قرار گیرند که می‌توانیم براساس اولویت‌های کاری‌مان، برای هر یک زمانی را تعیین کنیم.
2) به پروژه‌های‌مان زمان آغاز و پایان دهیم.
باید برای هر پروژه زمان شروع و زمان پایان تعیین کنیم. این کار باعث می‌شود که پروژه‌ها در زمان مقرر پایان یابند و مداخله‌ای در انجام یک پروژه با پروژه دیگر صورت نگیرد.
3) یک برنامه‌ریزی یک صفحه‌ای داشته باشیم.
یک برنامه‌ریزی کوچک قدم بسیار بزرگی برای موفقیت پروژه‌هاست. برای داشتن یک برنامه‌ریزی یک صفحه‌ای، پاسخ‌های خود به سؤالات زیر را روی برگه‌ای یادداشت کنید:
• این پروژه چه مسئله‌ای را حل خواهد کرد؟
• مزایای این پروژه برای سازمان چیست؟
• برای انجام این پروژه به چه بودجه و چه نیروهایی نیاز داریم؟
• مراحل مهم این پروژه کدامند؟
• موانع بالقوه چه مواردی هستند؟
• این پروژه چه ریسک‌هایی می‌تواند به همراه داشته باشد؟
• برنامه‌ریزی من برای پروژه (وظایف و زمان انجام هر یک) چگونه است؟
• چه معیارهایی برای سنجش موفقیت پروژه در نظر گرفته می‌شوند؟
نکته
اگر می‌خواهیم این برنامه‌ریزی را در یک صفحه انجام دهیم، جواب‌های ما به این سؤالات باید مختصرومفید باشند.
4) به ارتباطات نظم بدهیم.
برای هر پروژه‌ای که مستلزم حضور چند نفر است، قبل از شروع پروژه، زمان‌هایی را برای جلسات منظم اعضا مشخص کنید و به این زمان‌ها وفادار بمانید. زمانی که چند نفر درگیر یک پروژه می‌شوند، برقراری نظم در ارتباطات میان آنها اهمیت بالایی دارد.
سبز باشید