یکی از دلایلی که باعث می‌شود کارمندان نسبت به یک مدیر خاص علاقه زیادی داشته باشند در حالی که با مدیری که ممکن است از او تواناتر باشد، ارتباط خوبی برقرار نکنند، انتخاب کلمات و عبارات درست توسط یک مدیر است. از آنجا که مدیران سرلوحه و سرمشق کارمندان خود هستند، نوع عباراتی که یک مدیر استفاده می‌کند در موفقیت یا عدم‌موفقیت ارتباطش با کارمندان خود تأثیرگذار است.

مدیران بزرگ سعی می‌کنند همواره از عبارات و واژگانی مثبت و انرژی‌بخش استفاده کنند تا بتوانند کارمندان را برای تلاش بیشتر تجهیز کنند. سؤالی که مطرح می‌شود این است که چرا انتخاب عبارات درست توسط یک مدیر به این اندازه مهم است؟ شاید بهترین پاسخی که بتوان به این پرسش داد این است که عبارات و کلمات منعکس‌کننده شخصیت ما هستند. 

بنابراین برای آنکه اطمینان حاصل کنیم پیامی که به کارمندان یا همکاران خود می‌دهیم، آنگونه که مایل هستیم دریافت می‌شود لازم است نکاتی را در انتخاب کلمات و عبارات خود رعایت کنیم.

 

از جملاتی با افعال مثبت استفاده کنیم.

باید سعی کنیم که تا جایی که ممکن است از به کار بردن جملاتی که افعال منفی دارند، خودداری کنیم. برای مثال به جای گفتن "نمی‌توانیم به هدف‌مان برسیم مگر اینکه بیشتر تلاش کنیم" می‌توانیم بگوییم "اگر بیشتر تلاش کنیم به هدف‌مان خواهیم رسید". البته این جمله هنوز هم نیاز به اصلاح کردن دارد. سعی کنیم کمتر از واژه "اگر" استفاده کنیم زیرا وقتی جمله شرطی می‌سازیم، این برداشت را به وجود می‌آوریم که امکان شکست خوردن نیز وجود دارد. بنابراین بهتر است جمله دوم را به این شکل اصلاح کنیم: "با تلاش بیشتر به هدف‌مان خواهیم رسید".

 

از "سعی می‌کنم" خیلی استفاده نکنیم.

باید از عباراتی مانند "سعی می‌کنم" یا "تلاشم را خواهم کرد" در صورت امکان پرهیز کنیم. بگذارید اینگونه این مسئله را مطرح کنم: آیا شما به مادر و پدر خودتان می‌گویید: دوست‌تان دارم یا اینکه می‌گویید سعی می‌کنم دوست‌تان داشته باشم؟ عباراتی مانند سعی می‌کنم، نشان‌دهنده نبود یا کمبود تعهد لازم برای انجام کاری هستند. این مسئله در مورد یک مدیر اهمیت بیشتری دارد. یک مدیر باید در صحبت کردن قاطع باشد. عباراتی همچون "تلاش خودم را خواهم کرد" صلابت مدیر را زیرسؤال می‌برند. بهتر است شفاف و واضح صحبت کنیم و بگوییم کاری را که خواسته شده انجام خواهیم داد یا نه.

 

از عبارات تأثیرگذار استفاده کنیم.

برای آنکه مدیر تأثیرگذاری باشیم باید از عبارات تأثیرگذاری استفاده کنیم. کلمات و عباراتی مانند "شاید"، "فکر می‌کنم ..." و "شک دارم" عبارات یک مدیر مقتدر نیستند. برای مثال تأثیرگذاری عبارت "معتقدم که ..." از "گمان می‌کنم که ..." به مراتب بیشتر است.

 

انتخاب را جایگزین اجبار کنیم.

یک مدیر باید حتی‌المقدور از عباراتی استفاده کند که نشان می‌دهند او حق انتخاب دارد نه اینکه یک عامل بیرونی او را مجبور به انجام کاری کرده است. بنابراین به جای بیان این عبارت که "مجبورم از شما بخواهم گزارش‌های‌تان را تا آخر هفته تحویل دهید" بهتر است بگوییم "از شما می‌خواهم / مایلم که گزارش‌های‌تان را تا آخر هفته تحویل دهید". این جمله نشان می‌دهد که مدیر از اختیار و قدرت لازم برخوردار است و کسی که او را مجبور به انجام کاری نکرده است. فراموش نکنید مدیر خوب از نظر کارمندان فردی است که صاحب فکر، ایده و ارزش باشد.

 

واژه "احتمالاً" را به طور کلی از ادبیات خود حذف کنید.

استفاده از واژه "احتمالاً" توسط یک مدیر آنقدر خطرناک است که بهتر است هر چه سریع‌تر آن را از دایره واژگان خود حذف کند. هیچ‌چیز بدتر از آن نیست که یک رهبر کسب‌وکار به خود و کارش اطمینان نداشته باشد و از اینکه این عدم قطعیت را بیان کند، بترسد. احتمالاً، یعنی اینکه 50 درصد احتمال موفقیت وجود دارد و 50 درصد احتمال شکست. این نوع ادبیات برای مدیری که قرار است سرمشق کارمندانش باشد، ادبیات درستی نیست. اگر درباره چیزی اطمینان ندارید، بهتر است در کمال صداقت آن را بیان کنید. صداقت و شفافیت ارزش و اعتبار بسیار بالایی دارند. یک مدیر مقتدر یا کاملاً مطمئن است که در آن صورت عمل می‌کند یا چیزی را که نمی‌داند که در آن صورت سعی می‌کند همراه با تیمش به قطعیت برسد و سپس اقدام کند. بنابراین "احتمالاً" هیچ جایی در ادبیات چنین مدیری ندارد.

 

سبز باشید