وقتی که مدیر عامل در سازمان است و کارمندان او را می‌بینند، هر کدام از آنها انتظار دارند که سهمی از وقت او را داشته باشند. سیاست "درِ باز" سیاست بسیار خوبی است که ارتباط بین مدیر و کارمندان را در سطح مطلوبی حفظ می‌کند اما از طرفی هم برای مدیر عامل این مشکل را به وجود می‌آورد که وقتش را برای موضوعات نه چندان مهم و غیرضروری صرف کند و بهره‌وری لازم را از زمانی که در شرکت است، به دست نیاورد.

برای برطرف کردن این موضوع، مدیرعامل باید "معنای" حضورش در سازمان را اصلاح کند و این تغییر را با کارمندان خود در میان گذارد. حاضر بودن در دفتر اما در دسترس نبودن هنگامی که سؤالی برای کارمند پیش می‌آید، تفاوتی با حاضر نبودن ندارد. بنابراین اگر ما از جمله مدیرانی هستیم که مایلیم قابل مشاهده باشیم، باید همزمان در دسترس کارمندان نیز قرار داشته باشیم.

 

سه سطح در دسترس بودن

وقتی می‌خواهیم تصمیم بگیریم که چگونه وقت خود را اختصاص دهیم، باید سطوح مختلفی از دسترس بودن را ایجاد کنیم تا ارتباط با تیم‌مان ضابطه‌مند شود و در عین حال زمانی را نیز در اختیار داشته باشیم که بدون مداخله کارمندان به امور مربوط به سطح ارشد مدیریتی بپردازیم. برای این منظور لازم است در دسترس بودن را در سه سطح تعریف و آن را در سازمان خود اجرا کنیم:

 

1) "من در دفتر هستم"

زمانی که مدیر عامل در دفتر خود است، زمانی است که می‌توان فکر کند و بدون نگرانی از اینکه هر لحظه ممکن است فردی در بزند و وارد اتاق شود، تصمیمات سطوح مدیریتی را اتخاذ و به آینده سازمان فکر کند. مدیر عامل اگر واقعاً به این زمان برای فکر کردن نیاز دارد، باید این فرهنگ را در سازمانش ایجاد کند که بودن او در دفتر کارش الزاماً به معنای اینکه هر فردی از سازمان در هر لحظه‌ای که تمایل داشت بتواند او را ببیند، نیست.

 

2) "من در دسترس هستم"

اگر این پیام را به کارمندان خود بدهید که "من در دسترس هستم"، یعنی اینکه ملاقات من برای شما امکان‌پذیر است و این آمادگی را دارم که در تحقق اهداف روزانه به شما کمک کنم و پشتیباتی‌های لازم را به انجام رسانم. پیشنهاد کارشناسان این است که بیشتر زمان مدیرعامل در این سطح گنجانده شود. باید سعی کنیم که برای این بخش از زمان خود ساختاربندی انعطاف‌پذیری داشته باشیم تا بتوانیم خودمان را با نیازهای تیم‌مان منطبق کنیم. وقتی مدیر این پیام را به کارمندان انتقال دهد که من در دفتر هستم و همزمان در دسترس هم هستم، کارمندان روی پشتیبانی او حساب ویژه‌ای می‌کنند و این می‌تواند در انجام بهتر کارها به آنها دلگرمی دهد. با این وجود مدیر عامل باید کاملاً مشخص است که چه وقت در دسترس است و چه وقت در دسترس نیست. 

 

3) "من در حال همکاری کردن هستم"

سطح سوم در دسترس بودن یک مدیر عامل بدین شکل است که اگر در تنهایی خود کار نمی‌کند (سطح اول) یا به طور عمومی در دسترس نیست (سطح دوم) آنگاه باید به شکلی پویا روی نیازهای یک شخص یا تیم خاص متمرکز باشد. این کار می‌تواند به صورت یک صحبت دوستانه با کارمند و صرف چای یا جلسات ماهیانه با کل اعضای تیم باشد. برخلاف مورد قبلی، این بخش از زمان یک مدیر عامل باید دارای ساختاربندی کاملاً منظم و برنامه‌ریزی دقیق باشد.

به عنوان نکته پایانی باید خاطر نشان کنم که حضور فیزیکی یک مدیر عامل در دفتر کارش بدین معنا نیست که باید در جزئی‌ترین امور مربوط به کارمند نیز سهیم باشد. مدیر عامل باید نقش هدایت‌گری خود را به درستی ایفا کند و در عین حال فراموش نکند که او کارهای مهم دیگری نیز دارد و باید برای آنها نیز دقت کافی را اختصاص دهد.

 

سبز باشید