روز اولی را که خودتان وارد دفتر کار شدید، به یاد آورید. بدون شک در آن روز برداشت‌های منفی و مثبتی نسبت به دفتر کارتان داشتید. افراد جدیدی نیز که وارد سازمان شما می‌شوند، وضعیت مشابهی دارند. برداشت اولیه‌ای که از سازمان در ذهن کارمند تازه‌وارد شکل می‌گیرد، اهمیت بسیار بالایی دارد. بنابراین نباید در روزها و هفته‌های ابتدایی کارمند را به حال خود رها کرد بلکه باید از اولین روزی که وارد سازمان می‌شود، برای او برنامه داشت. در ادامه به نکاتی درباره این برنامه مدون اشاره شده است.

 

روز اول

همانطور که خیلی از ما وقتی می‌خواهیم فیلمی را ببینیم، چند دقیقه ابتدایی را مورد قضاوت قرار می‌دهیم و اگر جذب آن نشدیم، تلویزیون‌مان را خاموش می‌کنیم، برای کارمند تازه‌وارد هم تنها چند دقیقه طول می‌کشد که تصمیم خود را درباره خوب یا بد بودن اولین روز کاری‌اش بگیرد. در نتیجه به جای اینکه کارمند را به حال خودش رها کنیم یا او را گیج و سردرگم کنیم، می‌توانیم این اقدامات را انجام دهیم:

• همه وسایل موردنیاز کارمند شامل کامپیوتر، تلفن، نوشت‌افزار و ... را از قبل آماده کنیم.

• در ابتدا یک تور درون سازمانی برای او بگذاریم (هیچ‌چیز بدتر از این نیست که کارمند بخواهد از سرویس بهداشتی استفاده کند و نداند که کجا باید برود).

• در هنگام ناهار یا در جلسه‌ای که اعضای سازمان حضور دارند، کارمند جدید را به اعضای تیم معرفی کنیم. قرار است کارمند جدید بخش زیادی از زمان خود را با این افراد باشد، پس باید با آنها آشنا شود.

• درباره سازمان و چشم‌انداز و ارزش‌ها و فرهنگ آن برای او صحبت کنیم.

• مدارک مربوط به کارمند جدید را تا پایان روز اول کاری آماده کنیم. حتی می‌توانیم برای مواردی همچون کارت ورود و خروج، نام کارمند که روی میزش قرار می‌گیرد و مواردی از این دست، قبل از اینکه او وارد سازمان شود، خود را آماده کنیم.

• به او کاری برای انجام دادن بدهیم. حتماً در اولین روز کاری باید وظایف قابل مدیریت و کوچکی را از کارمند بخواهیم. کارمند اینگونه حس هدفمندی و مفید بودن پیدا می‌کند.

 

هفته اول

به تدریج می‌توانید کارمند را وارد مسیر اصلی کاری‌اش کنید. در این مرحله بهترین کار این است که یکی از اعضای مورد اعتمادتان در سازمان را به عنوان مشاور کارمند تازه‌وارد معرفی کنید. کارمند می‌تواند سؤالات، نظرات و دغدغه‌های خود را با این فرد در میان بگذارد.

این مشاور همچنین می‌تواند وظیفه آموزش ضمن‌خدمت کارمند را به عهده بگیرد. آموزش ضمن‌خدمت که باید در هفته اول شروع به کار کارمند آغاز شود، شامل تمام موارد آموزشی از جمله کار کردن با تجهیزات و نرم‌افزارها، شناخت مشتریان، شناخت محصول و ... می‌شود.

در هفته اول، بازخورد نقش بسیار مهمی دارد زیرا برای کارمند مشخص می‌کند که چه انتظاراتی از او داریم. بنابراین بهتر است بازخورد دادن به کارمند را به بعد موکول نکنیم و در همان هفته اول به او بگوییم چه کارهایی را به درستی انجام داده و چه کارهایی را می‌تواند انجام دهد.

 

ماه اول

در اینجا دیگر عنوان "کارمند تازه‌وارد" از روی فرد برداشته شده اما برنامه آموزش او به هیچ وجه به پایان نرسیده است. در این مرحله فرایند آموزش کارمند، شخصی‌سازی می‌شود. به عبارت دیگر، برنامه‌های آموزشی تاکنون کلی بودند و برای هر کارمند جدیدی به کار برده می‌شدند. در اینجا لازم است برنامه بنا به نیازها و شرایط هر فرد، شخصی‌سازی شود. جلسات غیررسمی بین کارمند و مدیر مستقیم او در این مرحله ضروری است. در این جلسات کارمند می‌تواند سؤالات و دغدغه‌های خود را بیان کند و بازخورد دریافت کند. همچنین چنین جلساتی این فرصت را به مدیر می‌دهند که از اهداف شخصی کارمند اطلاع یابد و بین این اهداف و اهداف سازمان هماهنگی ایجاد کند.

 

سال اول (و پس از آن)

برنامه‌های آموزشی سنتی کوتاه‌مدت هستند. طبق آماری که مؤسسه تحقیقاتی آبردین اعلام کرده تنها 15 درصد از سازمان‌ها این برنامه‌ها را پس از 6 ماه ادامه می‌دهند. این در حالی است که برنامه‌های آموزشی موفق فراتر از چارچوب‌های زمانی سنتی می‌روند و به دنبال ایجاد توسعه مستمر در کارمند هستند.

این مسئله در مورد ارتقاء یافتن کارمند درون سازمان اهمیت ویژه‌ای دارد. موارد زیادی هستند که مدیر می‌خواهد کارمند خود را ارتقاء دهد یا از دپارتمانی به دپارتمان دیگر منتقل کند. در این موارد، آموزش مستمر کارمندان این آمادگی را در آنها ایجاد می‌کند که به سرعت خود را با شرایط جدید تطبیق بخشند.

 

سبز باشید