بازخورد دادن به کارمندان توسط مدیر یکی از سخت‌ترین و البته ضروری‌ترین وظایف او است. خیلی از مدیران به خوبی می‌دانند که برای اینکه نیروهایشان عملکرد بهتری داشته باشند، باید از مدیر بازخورد دریافت کنند ولی از طرف دیگر گفتن اینکه فرد در چه حوزه‌هایی ضعف دارد و باید خودش را ارتقا دهد، کار ساده‌ای نیست چون پذیراترین افراد نیز در برابر بازخورد منفی از خود واکنش نشان می‌دهند.

بنابراین برای اینکه این کار سخت ولی در عین حال لازم و اجتناب‌ناپذیر را به درستی انجام دهید، نیاز به آموختن نحوه‌ی درست ارائه‌ی بازخورد دارید. نکات این متن در این راه به شما کمک می‌کنند:

 

1) نیت خود را شفاف بیان کنید

اگر فردی که با او صحبت می‌کنید بداند واقعاً چرا این کار را انجام می‌دهید، بازخورد منفی شما را آسان‌تر قبول می‌کند. برای این کار می‌تواند از عباراتی مانند "دلیل اینکه خواستم با شما صحبت کنم این است که ..." یا "امیدوارم نتایج این مکالمه..." استفاده کنید.

 

2) بازخورد دادن را به یک مکالمه تبدیل کنید

بازخورد دادن را با سخنرانی کردن اشتباه نگیرید. بازخورد دادن یک فرایند گفت‌وگو ـ محور است. بنابراین سعی کنید در این فرایند کارمند را درگیر کنید تا پذیرش بازخورد شما برای او راحت‌تر باشد.

 

3) هدف از بازخورد دادن را فراموش نکنید

متأسفانه گاهی اوقات مدیران هدف از بازخورد دادن را فراموش می‌کنند و آنقدر روی اشتباهات کارمند پافشاری می‌کنند که او موضع دفاعی به خود بگیرد. هدف از بازخورد دادن این است که شما و کارمندتان در یک فضای دوستانه به حل مسئله بپردازید نه اینکه توقع داشته باشید، کارمندتان به خاطر شما خودش را تغییر دهد.

 

4) روی رفتار تمرکز کنید، نه شخصیت

سعی کنید در جلساتی که به کارمند بازخورد کارش را می‌دهید، صرفاً روی آن دسته از رفتار او تمرکز کنید که بر عملکرد خودش و افرادی که با او کار می‌کنند، تأثیر می‌گذارد. اصلاح شخصیت کارمند وظیفه‌ی شما نیست و اجازه‌ای هم برای این کار به شما داده نشده است.

 

5) در انتخاب کلمات‌تان دقت به خرج دهید

واژگانی که برای بازخورد دادن به کارمندتان انتخاب می‌کنید، از اهمیت بسیار بالایی برخوردار هستند. زبانی که دائماً در آن از کلمه‌ی "من" استفاده می‌شود، لحنی ریاست‌طلبانه دارد بنابراین سعی کنید زبان "ما" را جایگزین زبان "من" کنید.

 

6) سؤال بپرسید

در فواصل مختلف جلسه‌ی بازخورد، توقف کنید و از کارمند خود بپرسید که تا آنجای جلسه چه نظرات و دیدگاههایی دارد. جلسه‌ی بازخورد را به سه یا چهار بخش تقسیم کنید و در پایان هر بخش بازخورد کارمندتان از آن بخش را دریافت کنید و سپس جلسه‌تان را ادامه دهید.

 

هیو پراتر، نویسنده‌ی امریکایی، می‌گوید: "بازخورد منفی دادن از بازخورد ندادن بهتر است. من ترجیح می‌دهم از من متنفر باشند، تا اینکه به من بی‌توجهی کنند. وقتی بدانم فردی از من متنفر است، می‌توانم خودم را تغییر بدهم." بازخورد منفی دادن هرچقدر هم که کار سختی باشد، شما به‌عنوان مدیر مجبور هستید آن را انجام دهید. اگر این کار را به درستی انجام دهید، در نهایت به نفع خود کارمند، شما به عنوان مدیر و سازمان خواهد بود.

 

سبز باشید