اداره‌ی جلسات به سبک فضا نوردان
استارترک (Startrek) یا پیشتازان فضا، نام مجموعه فیلمی در سبک علمی تخیلی است که یادآور موج اول فیلم‌های فضایی در تاریخ به شمار می‌رود. نخستین قسمت از مجموعه فیلم‌های استارترک حدود نیم قرن پیش ساخته شد و با وجود گذشت سالها از ساخت نخستین قسمت آن در دهه ی 60 میلادی، این فیلم همچنان طرفداران پرو پا قرصی دارد به گونه‌ای که اخیراً تازه‌ترین قسمت آن بر پرده های نقره‌ای سینما نقش بست. این فیلم علاوه بر جنبه‌های سرگرم کننده خود، جنبه‌های آموزنده‌ی بسیاری در طول عمر پنجاه ساله خود داشته و منجر به اختراع و توسعه فناوریهای آینده گرای بسیاری نظیر شبیه‌سازها و چاپگرهای سه‌بعدی، استارترک پد (که پدربزرگ تبلت‌های امروزی به‌شمار می‌رود)، عینک مخصوص استارترک (که عینک هوشمند گوگل یا گوگل گلس نمونه‌ای از آن است)، تلفن‌های تاشو، هوانوردها، سلاح لیزری، روباتهای جاروبرقی، تلویزیونهای صفحه تخت، دستگاه‌ای خودکار تهیه و سفارش غذا، تماس تصویری، لوازم بیسیم،.... شده است.
پیشتازان فضا همچنین فیلمی آموزنده برای مدیران و تصمیم‌گیران سازمانی است. در ادامه مروری بر نکات اموزنده‌ی فیلم برای مدیران می‌کنیم.
چگونه در جلسات پیشتاز باشیم؟ یادگیری از فیلم پیشتازان فضا
برگزاری اثربخش جلسه مهمتر از جمع کردن اعضا در زمان و مکان بخصوص است، متاسفانه بر اساس برخی گمانه‌زنی‌ها در خوش‌بینانه‌ترین حالت، جلسات تنها کم‌تر از 50% در پیشبرد اهداف سازمان موثرند. جلسه مؤثر نیاز به ساختار و نظم دارد. بدون این عوامل ممکن است جلسه پیش رود بدون آنکه کار ی انجام شود. به هر ترتیب جلسات اداری، راهی کارآمد و نسبتا قدیمی برای خلق ایده‌ها، توضیح و تفصیل افکار و اداره فعالیت‌های گروهی است. اما این برخورد رو در رو با اعضای گروه و همکاران، اگر با آمادگی قبلی نبوده، و مدیریت صحیح نداشته باشد شکست می خورد.
در کهکشانهای دوردست، جلسات کوتاه و کارآمد بوده و همواره با اقدامات و تصمیمات قطعی پایان می‌پذیرند. د رادامه روشهایی را می‌آموزیم که بتوان به کمک آن اصول فضانوردان در برگزاری جلسات را روی زمین نیز اجرایی کرد:
1. جلسات تنها در زمانی برگزار می شوند که نیاز به تصمیم‌گیری باشد.
در فیلم پیشتازان فضا، جلسات تنها در مواقع بحرانی و برحسب تشخیص کاپیتان (مدیر) برگزار می‌شوند. آنها هرگز بنا بر عادت و یا صرفاً برای وقت گذرانی، تقسیم اطلاعات و دستیابی به توافق جمعی دور هم جمع نمی‌شوند، بلکه دلیل کافی برای برگزاری جلسات و تعطیل کردن کار وجود دارد. در بسیاری از سازمان‌های پیشتاز نظیر گوگل، حتی بسیاری از تصمیمات معطل برگزاری جلسات نمی‌شوند.
جلسات غیرضرور، تشکیل جلسات به دلایل نادرست، نامشخص بودن موضوع جلسه و حضور افراد نامناسب در جلسات از عمده دلایل شکست جلسات سازمانی محسوب می‌شود. لذا قبل از فراخوانی برای هر جلسه، ابتدا ضرورت تشکیل جلسه را بررسی کنید . برگزاری جلسات تنها راه برقراری ارتباط و رایزنی با کارکنان نیست و راهکارهای دیگری مانند ارسال نامه برای کارکنان و درخواست از آنان برای ارائه پیشنهادات نیز می‌تواند برای ایجاد ارتباط موثر مورد استفاده قرار گیرد. از همین رو باید از پیش، ضرورت تشکیل جلسه را تشخیص دهیم.
2. افراد سروقت و کاملاً آماده در جلسات حضور می‌یابند
طبق تحقیقات صورت گرفته، حداقل نیم ساعت ابتدایی جلسات صرف انتظار برای حضور تمام اعضا و رسیدن به حد نصاب می‌شود. حال آنکه جلسات موثر باید با امادگی کامل و در موعد مقرر برگزار شوند. در واقع پایبندی شخصیت‌های فیلم استارترک به آداب و قوانین جلسات حرفه‌ای موجب شکل گیری احترام حرفه‌ای میان شرکت‌کنندگان شده، به آغاز و پایان جلسه در موعد مقرر کمک کرده و ایجاد فضایی برای تعامل هر چه بیشتر را تشویق می‌کند. همانطور که از این فیلم هم یاد می‌گیریم، جلسات تأثیرگذار در سه چیز مشترک هستند:
بنابراین قبل از آغاز جلسات و حتی یک هفته پیش از آن، دستور کاری تهیه کنید که اولویتها و شرکت‌کنندگان کلیدی و نیز زمان و مکان جلسه در آن مشخص باشد.
3. استفاده بخردانه از زمان و کلمات
پیشتازان فضا می‌دانند که زمان منبعی فوق‌العاده ارزشمند بویژه در کیهان است. بنابراین، با شروع جلسه، همه چیز باید در جهت پیشبرد جلسه باشد. اگر اینطور نباشد زائد بوده و باید از صحبتها حذف شود.
به علاوه در جلسات استارترک تنها افراد محدود و کسانی حضور می‌یابند که حضورشان برای موفقیت جلسه الزامی است. لذا تا حد امکان تعداد مدعوین به جلسه محدود به افرادی باشد که نقشی کلیدی در سازمان دارند. اینگونه فضای جلسات توام با آرامش بوده و نتایج موثرتری به‌دست می‌آید.
در واقع جلسه نوعی فعالیت تیمی در مکانی است که افراد منتخب برای هم‌اندیشی و ارائه راه‌حلهای خود گرد هم می‌آیند. از این رو انتظار می رود، تمام شرکت کنندگان در جلسه ، نقشی فعال به عهده گیرند تا جلسه دستاورد مورد نظر را داشته باشد. افزون بر این، آنچنان که در فیلم هم می‌بینیم همین عده‌ی معدود شرکت‌کننده در جلسات، تنها اطلاعات کلیدی را ارائه می‌کنند؛ اطلاعاتی که دست یاری‌گر مدیریت جلسه برای اخذ تصمیمات سنجیده و واقعی هستند. از این رو، هدف و مقصود از تشکیل هر جلسه تلاشی جمعی و همدلانه در پرتو همکاری مشترک برای ساماندهی بهتر وضعیت یک سازمان است.
اگر جلسه برای حل یک مسأله برگزار می‌شود از شرکت کنندگان بخواهید هر کدام راه‌حلی پذیرفتنی از پیش آماده کنند. به علاوه با این فکر که جلسه باید چه مواردی را پوشش دهد، می توان از اتلاف وقت سر موارد زائد جلوگیری کرد.
4. در خاتمه‌ی جلسات، شرکت‌کنندگان حس خوبی دارند ضمن آنکه جلسات به تصمیم‌گیری منجر می‌شوند
همانطور که در فیلم می‌بینیم، افراد پس از ترک جلسه دقیقاً می‌دانند که چه اتفاقی افتاده و گامهای بعدی برای اقدام چیست. جلسات بد اما بر خلاف جلسات خوب، نظیرآن را در پیشتازان فضا می‌بینیم، همواره یکنواخت پیش می‌روند. و هیچ‌گاه به نتیجه یا تصمیم مشخص نمی‌رسند و در آخر کار افراد جلسه را ترک می‌کنند در حالی که دلیل حضور خود را متوجه نمی‌شوند و نمی‌دانند که چه وظیفه‌ای بر عهده‌شان قرار دارد. نکته دیگری که از فیلم می‌آموزیم این است که آنچه تیم تصمیم گرفته و بر سر آن به توافق رسیده، باید در وقت مقتضی و بی چون و چرا انجام گیرد.
سبز باشید