خلاصه.

آدمها لیست کردن کارهاییشان را و برای مزایای بسیاری که برای آنها دارد، دوست دارند و به آن اعتماد می کنند.این لیست ها می توانند به شما کمک کنند تا کارهایی را که باید انجام دهید، اولویت بندی کنید و زمان خود را مدیریت کنید. اما دلایل زیادی وجود دارد که آنها همیشه کار نمی کنند.

·اول، آنها بر حدس و گمان تکیه می کنند. بسیاری از ما تمایل داریم فهرست کارهای خود را بیش از حد سنگین کنیم، زیرا در برآورد زمان انجام یک کار ضعیف هستیم. تحقیقات نشان می‌دهد که مغز ما فقط می‌تواند حدود هفت انتخاب را قبل از اینکه تحت فشار قرار گیرد، مدیریت کند. اما به احتمال زیاد، لیست کارهای شما بیش از هفت کار در آن وجود دارد. در نهایت، بزرگ‌ترین مشکلات فهرست‌های کارها این است که به جای اینکه به ما احساس سازماندهی و فراتر از چیزها بدهند، می‌توانند به احساس مخالف منجر شوند: سرخوردگی و سرخوردگی.

·وقتی کاری را در فهرست کارهایی که باید انجام دهید قرار می دهید، هم در حال ثبت آن هستید و هم خود آینده خود را به انجام آن متعهد می کنید. اما بیشتر ما راه کم مقاومت را انتخاب می کنیم. بنابراین ما چیزهایی را انتخاب می کنیم که ممکن است سریع ترین به نظر برسند و بقیه چیزها فقط انباشته می شوند. یکی از راه های مقابله با آن این است که نام لیست کارهای خود را به لیست کارهای ممکن تغییر دهید.

.تحقیقات نشان می‌دهد که ما ذاتاً برای فعالیت‌هایی که انجام می‌دهیم ارزش بیشتری نسبت به کارهایی که احساس می‌کنیم موظف به انجامشان هستیم، قائل هستیم. این به این دلیل است که داشتن استقلال و کنترل بر اعمال ما، انگیزه ما را افزایش می دهد، در حالی که تعهدات و فشارها آن را کاهش می دهد. این عمل ساده تغییر نام" لیست کارهایی که باید انجام دهم" به" یک لیست ممکن"، ذهنیت شما را تغییر می دهد. این به شما اجازه می دهد تصمیم بگیرید که چه زمانی و چگونه با آن وظایف و کارهای روزمره مزاحم مقابله کنید.

 

برای چندین سال، من دو لیست کار برای کارهایم داشته ام (یکی کافی نبود). یک لیست شامل وظایفی است که به کار عمیق و متمرکز نیاز دارد و زمان مناسبی را می طلبد. لیست دیگر برای کارهای سریع و آسان است - کارهایی که نیاز به نیروی مغزی زیادی ندارند. اما از آنجایی که من تمایل دارم از کارهای اداری اجتناب کنم، این لیست دوم به سرعت ایجاد می شود (همانطور که احساس گناه من برای عدم عبور از آن موارد).

افراد، مانند من، به دوست داشتن و تکیه بر "لیست کارهایی که باید انجام دهم" به دلیل مزایای بسیاری که ارائه می دهند، ادامه داده اند. "لیست کارهایی که باید انجام دهید" می تواند به شما کمک کند تا کارهایی را که باید انجام دهید، اولویت بندی کنید و زمان خود را مدیریت کنید. با این حال، دلایل زیادی وجود دارد که چرا لیست کارهای انجام شده همیشه کار نمی کند:

·آنها بر حدس‌ها تکیه می‌کنند: بسیاری از ما تمایل داریم فهرست کارهای خود را بیش از حد سنگین کنیم، زیرا در برآورد زمان انجام یک کار ضعیف هستیم. در واقع، تنها 17 درصد از مردم می توانند به طور دقیق تعیین کنند که یک کاری چقدر زمان می برد. در نتیجه، یا در نهایت چیزهایی را انتخاب می‌کنیم که فکر می‌کنیم کمترین زمان را می‌برند، یا در نهایت زمان زیادی را برای یک کار صرف می‌کنیم و بقیه را بدون توجه می‌گذاریم.

·آنها انتخاب های زیادی را ارائه می دهند: تحقیقات نشان می دهد که مغز ما فقط می تواند حدود هفت انتخاب را قبل از اینکه تحت فشار قرار گیرد، مدیریت کند. اما به احتمال زیاد، لیست کارهای شما بیش از هفت کار در آن وجود دارد. نتیجه؟ ما در نهایت تصمیم می گیریم که انتخاب نکنیم (به تعویق انداختن کار) یا در نهایت از انتخاب خود ناراضی هستیم.

·آنها می توانند طاقت فرسا باشند: یکی از بزرگترین مشکلات "لیست کارهایی که باید انجام دهم" این است که به جای اینکه به ما احساس سازماندهی و فراتر از چیزها بدهند، می توانند به احساس مخالف منجر شوند: سرخوردگی و سرخوردگی. لیست کارهای ما واقعاً بی پایان است. به محض اینکه یک مورد را علامت بزنید، کار دیگری به طور جادویی ظاهر می شود. این منجر به احساس گناه می شود (من به اندازه کافی سخت کار نکردم) و اغلب اوقات، احساس شکست (امروز به اندازه کافی کار نکردم).

کاری کنید که فهرست کارهایتان برای شما موثر باشد

جان زراتسکی که قبلاً در Google Ventures کار می‌کرد و کتاب‌های پرفروش Sprint و Make Time را نوشت، در بیشتر دوران کاری خود از "لیست کارهایی که باید انجام دهید" استفاده می‌کرد. او حتی چند برنامه شخصی نرم افزاری، برای این لیست طراحی کرد. با گذشت زمان، او متوجه شد که موارد بسیار کوچکی در لیست کارهایش وجود دارد که باعث می شود او در حال از دست دادن موارد بزرگتر لیست باشد. بنابراین او راه جدیدی برای مفهوم سازی لیست کارهای خود ارائه کرد: تغییر نام آن به "لیست کارهای ممکن!"

وقتی نوبت به کارهایی می‌رسد که باید انجام دهم، آنها را در فهرست کارهایی که ممکن است انجام دهم، پیگیری می‌کنم. زراتسکی در پادکست How I Work به من گفت: «این واقعاً فهرستی از کارهایی است که ممکن است روزی انجام دهم. "ممکن است تمایز احمقانه ای به نظر برسد، اما برای من، این یک تغییر دیدگاه مهم است. وقتی کاری را در فهرست کارهایی که باید انجام دهید قرار می دهید، هم در حال ثبت آن هستید و هم در آینده، خود را به انجام آن متعهد می کنید. اما بیشتر ما راه کم مقاومت را انتخاب می کنیم. بنابراین ما چیزهایی را انتخاب می کنیم که ممکن است سریع ترین به نظر برسند و بقیه چیزها روی هم انباشته می شوند.

تحقیقات نشان می‌دهد که ما ذاتاً برای فعالیت‌هایی که انتخاب می‌کنیم بیشتر از آن‌هایی که احساس وظیفه می‌کنیم ارزش قائلیم. این به این دلیل است که داشتن استقلال و کنترل بر اعمال ما، انگیزه را افزایش می دهد، در حالی که تعهدات و فشارها آن را کاهش می دهد.

در یک مطالعه خاص، این ایده بیشتر مورد بررسی قرار گرفت. محققان از شرکت کنندگان خواستند تصور کنند که با یک دوست از یک سوپرمارکت بازدید می کنند. سپس به آنها گفته شد که شش محصول را برای این شخص خریداری کنند. سه مورد از این اشیاء را می‌توانند خودشان انتخاب کرد (یک لیوان، شکلات و یک خودکار) و دوست آنها سه شی دیگر (یک مجسمه کوچک، آب نبات و یک خط‌کش) را انتخاب می‌کرد. دو دقیقه بعد، شرکت کنندگان یک کار را انجام دادند که به طور ظریف احساس آنها را در مورد این شش شی ارزیابی می کرد. محققان دریافتند که افراد به دلیل داشتن آزادی انتخاب، به طور قابل توجهی به اشیایی که انتخاب می‌کنند نسبت به اشیایی که دوستشان انتخاب کرده‌اند، ارزش بیشتری می‌دهند. به همین ترتیب، زمانی که احساس می‌کنیم برای انجام وظایفی که انجام می‌دهیم، انتخابی داریم، به جای اینکه احساس وظیفه کنیم آنها را کامل کنیم، به نتایج مثبت تری منجر می‌شود.

در عمل، هنگامی که وظایفی را در فهرست کارهای ممکن خود دارید، می‌توانید تصمیم بگیرید که کدام یک باید اولویت بندی شود (یک چیز بزرگ، همانطور که زراتسکی آن را می‌گوید). به جای اینکه غریزی باشید و مجبور باشید بین گزینه های بی‌نهایت در فهرست کارها یکی را انتخاب کنید، به دقت به این فکر کرده‌اید که آن روز زمان خود را چگونه سپری می‌کنید.

مزیت دیگری که زراتسکی در "فهرست کارهایی که ممکن است" انجام دهد این است که فشار روزانه توجه به چیزهای کوچک را از بین می برد. او اکنون در برخی از روزها بلوک های زمانی اداری ایجاد می کند که در آن فهرست کارهای ممکن خود را انجام می دهد. به جای ترس از آن، او شروع به لذت بردن از این روزها کرد، زیرا به این معنی بود که کارهای کوچکتر و کمتر تأثیرگذار که قبلاً کار روزانه او را تحت تاثر قرار می داد، می توانند یکجا غلبه کنند.

این عمل ساده تغییر نام "لیست کارهایی که باید انجام دهید" به "لیست کارهای ممکن"، ذهنیت شما را تغییر می دهد. این به شما اجازه می دهد تصمیم بگیرید که چه زمانی و چگونه با آن وظایف و کارهای روزمره مزاحم مقابله کنید. این انعطاف از نظر روانی آزاد کننده و توانمند است. شما از احساس تعهد به انجام وظایف به درک آنها به عنوان یک انتخاب می رسید. این فشار کاهش یافته می تواند انگیزه شما را بهبود بخشد و انجام کار - به ویژه نوع اداری - را لذت بخش تر کند.

 

 

مرکز بهبود و نوآوردی TMBA با هدف طرح و پردازش ایده های جدید، تحقیق و به کارگیری راهکاری جدید و نیز ایجاد فضایی جدید با استفاده از روندهای روز کاروکسب دنیا، راه اندازی شده است. در این واحد، طراحی دوره های به روز و جدید با رویکرد شیوه های نوین آموزش، به کارگیری روش های جدید پرژوهشی در واحد تحقیقات بازار، به دست آوردن آخرین اطلاعات در زمینه یافتن شیوه های نوین به کارگیری منابع انسانی در جهت بهبود فرایند جذب و استخدام منابع انسانی و ... با استفاده از به روزترین اطلاعات و روش های نوین دنیا صورت می گیرد.

منبع: Harvard Business Review

ترجمه شده در واحد نوآوری و بهبود TMB