کاروکسب‌های کوچک و بزرگ به همکاری بین کارمندان خود افتخار می‌کنند. مدیران می‌دانند که گردهم آوردن افراد مختلف برای پروژه‌های سازمانی خلاقیت را افزایش می‌دهد، روند انجام کارها را سریع و روان می‌کند و باعث می‌شود سازمان بهتر بتواند به مشتریانش خدمت‌رسانی کند. 

اما زمانی که بحرانی ظهور می‌کند، این ایده‌آل‌ها به فراموشی سپرده می‌شوند و جای خود را به هرج و مرج می‌دهند. به همین دلیل است که در شرایط سخت مدیریت باید تمرکز بیشتری روی کنار هم نگه داشتن افراد تیم خود داشته باشد. 

زمانی که سازمان دچار آشفتگی می‌شود وظیفه من به عنوان یک مدیر چیست؟ چه عکس‌العملی باید نشان دهم؟ وقتی نیروهایم تقصیرها را گردن یکدیگر می‌اندازند و ارتباطات در خطر نابودی قرار می‌گیرند، چگونه باید انسجام تیم خود را حفظ کنم؟ در ادامه به راهکارهایی در ارتباط با این موضوع اشاره شده است.

 

1) برنامه‌ریزی قبل از وقوع بحران

سازمان‌هایی که می‌خواهند در شرایط بحرانی اتحاد تیمی خود را حفظ کنند، باید از قبل برای این کار برنامه‌ریزی‌های لازم را به عمل آورده باشند. 

لازم است مدیریت سازمان برنامه آماده‌سازی برای بحران داشته باشد؛ برنامه‌ای که به روشنی توضیح دهد در هر شرایط خاصی چه اتفاقاتی خواهد افتاد. در شرایط نرمال اقتصادی و سیاسی، شرکت‌ها به صورت منظم و با قاعده دچار بحران نمی‌شوند اما با این وجود لازم است دقیقاً بدانیم در زمان بروز بحران چه برنامه‌هایی برای مقابله با آن داریم.

 

2) شخص مسئولی را معرفی کنیم

زمانی که شرایط سخت و بحرانی می‌شود، بیشتر افراد می‌خواهند بدانند چه کسی مسئولیت مدیریت اوضاع را به عهده دارد اما از طرفی هم هیچ‌کس نمی‌خواهد با یک دیکتاتور کار کند. حفظ اتحاد در تیم به معنای یکسان‌سازی تمام نظرات نیست بلکه منظور از آن هم‌راستا کردن تمام تفکرات است. برای تمام تلاش‌هایی که در این زمینه صورت می‌گیرد باید یک فرد مسئول وجود داشته باشد که اعضای تیم در صورتی که از مسیر درست خارج شدند یا نیاز به به‌روز رسانی اطلاعات داشته باشند، به او مراجعه کنند.

 

3) سرمایه‌گذاری روی ارتباطات مهم

ارتباطاتی که برای به ثمر نشستن تلاش‌های تیم در دوران سخت حیاتی هستند، باید توسط مدیریت سازمان جدی گرفته شوند و سرمایه‌گذاری قابل‌توجهی روی آنها به عمل آید. این کار باید قبل از زمانی انجام شود که سازمان به آن ارتباطات نیاز پیدا می‌کند. برای مثال یکی از این ارتباطات مهم ارتباط بین واحد بازاریابی و واحد مالی است. واحد بازاریابی باید به طور مستمر در جریان محدودیت‌های مالی سازمان قرار داشته باشد تا برنامه‌های خود را بر اساس آنها طراحی و اجرا کند. همچنین واحد مالی نیز باید در جریان برنامه‌های واحد بازاریابی قرار داشته باشد تا منابع مالی لازم جهت اجرای آنها را در زمان موردنظر فراهم کند. سرمایه‌گذاری روی این ارتباطات می‌تواند به تشکیل تیمی متحد و منسجم کمک کند.

 

4) اولویت‌بندی پروژه‌ها

خیلی مهم است که زمانی که اوضاع از حالت نرمال خارج می‌شود، تمام اعضای تیم بدانند که کدام پروژه‌ها نیاز به همکاری کل تیم دارند و کدام پروژه‌ها باید توسط فرد خاصی انجام شوند. مشخص کردن این اولویت‌ها باعث می‌شود که اختلاف نظرهای احتمالی بین اعضا به حداقل کاهش یابد و سرعت انجام کارها به مراتب بالا رود.

زمانی که شرایط بحرانی می‌شود، به صورت ناخودآگاه کارمندان حتی در انجام کارهای روتینی که در گذشته به سادگی انجام می‌دادند، با مشکل مواجه می‌شوند. بنابراین خطر به وجود آمدن کشمکش بالا می‌رود و لازم است مدیریت برای چنین شرایطی از قبل برنامه‌ریزی کرده باشد. در چنین شرایطی بهتر است حتی اگر سازمان از جمله سازمان‌هایی است که کارمندان شرح وظایف مشخص و معینی ندارند، مدیریت وظایف همه را به طور مشخص اعلام کند تا از بروز اختلاف نظر تا جای ممکن جلوگیری به عمل آید.

 

5) مخاطب‌مان را در تاریکی نگه نداریم

مهم نیست بحرانی که برای سازمان به وجود می‌آید چقدر بزرگ یا کوچک باشد. در هر شرایطی باید ارتباط خود با مشتری را در سطح قابل قبولی حفظ کنیم و تصویر مناسبی از برند خود را در ذهن مشتری ایجاد کنیم. این کار نیازمند همکاری دپارتمان‌های مختلف است تا اطمینان حاصل گردد که چه پیام‌هایی برای مخاطب‌مان ارسال می‌گردد. نداشتن اتحاد در تیم این خطر را تشدید می‌کند که ارتباطات ما با مشتریان‌مان در خارج از سازمان دچار خدشه‌های جدی شود.

 

سبز باشید